（1） 系統(tǒng)的

財(cái)政部制定的《各行業(yè)會(huì)計(jì)制度》系統(tǒng)地給出了總帳科目和少量二級(jí)科目的名稱和代碼。設(shè)置總賬科目編碼時(shí)，必須符合財(cái)務(wù)部門制定的會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定。除會(huì)計(jì)制度規(guī)定外，可根據(jù)上級(jí)和本單位的管理要求設(shè)置詳細(xì)的科目代碼，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。

（2）一個(gè)意思是

為了確保每個(gè)代碼對(duì)應(yīng)一個(gè)帳戶，不允許重復(fù)的帳戶代碼或同名的帳戶。但是，如果同一名稱的明細(xì)科目屬于不同的上級(jí)科目，則系統(tǒng)可以接受該明細(xì)科目，而不是將其視為同名科目。在滿足管理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的前提下，編碼應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，位數(shù)越短越好。不僅便于記憶，而且可以提高憑證的錄入速度。

（4）可擴(kuò)展性

會(huì)計(jì)科目體系設(shè)置后，其編碼結(jié)構(gòu)不能改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過(guò)重新建賬來(lái)實(shí)現(xiàn)，重新建賬將丟失所有錄入的初始化數(shù)據(jù)和錄入的憑證數(shù)據(jù)。因此，在設(shè)計(jì)代碼時(shí)，我們必須充分考慮各個(gè)方面的要求。總賬科目的代碼長(zhǎng)度由所選會(huì)計(jì)制度決定，一般為3-4位。某一級(jí)別明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常由上級(jí)科目中包含的最大明細(xì)科目數(shù)決定。以二級(jí)明細(xì)科目為例，總賬科目為其上級(jí)科目，銀行存款、應(yīng)收賬款、銷售收入、管理費(fèi)用等總賬科目為二級(jí)明細(xì)科目：銀行存款通常以開(kāi)戶銀行、賬號(hào)為明細(xì)科目，最少23人，最多20或30人。銷售收入、管理費(fèi)用等科目的二級(jí)明細(xì)科目數(shù)一般不超過(guò)99個(gè)。兩位編碼應(yīng)能滿足以后增加同級(jí)科目的需要，而應(yīng)收賬款和其他往來(lái)賬款通常由客戶或單位設(shè)置，不同單位的輔助賬款數(shù)量相差很大，從幾十到幾百不等。兩位數(shù)的碼長(zhǎng)很難滿足要求，需要增加到三位數(shù)甚至更長(zhǎng)。因?yàn)橥?jí)科目必須使用相同長(zhǎng)度的科目代碼，所以其他總賬科目下的二級(jí)科目也需要使用三位數(shù)或更長(zhǎng)的科目代碼。如果設(shè)置的段碼數(shù)較長(zhǎng)，而大多數(shù)上級(jí)科目中包含的明細(xì)科目數(shù)較少，則會(huì)影響其他科目的憑證錄入速度，這與簡(jiǎn)單性相矛盾。

要解決這一矛盾，可以先對(duì)明細(xì)賬進(jìn)行分類，再根據(jù)分類設(shè)置輔助賬，再設(shè)置下級(jí)明細(xì)賬。例如在應(yīng)收賬款總賬科目下，先按客戶所在地區(qū)設(shè)置二級(jí)明細(xì)科目，再按客戶名稱設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目。一個(gè)更理想的解決方案是應(yīng)用客戶會(huì)計(jì)，這通常是由當(dāng)前的商業(yè)會(huì)計(jì)軟件提供的。由于輔助核算中的項(xiàng)目編碼完全獨(dú)立于科目編碼，因此它有自己的系統(tǒng)。物料編碼只與其關(guān)聯(lián)的應(yīng)收賬款、其他往來(lái)款等科目相關(guān)，不影響其他科目的編碼設(shè)置。它與帳戶代碼的位數(shù)無(wú)關(guān)，因此很容易擴(kuò)展。如果選擇了輔助核算功能，則在設(shè)置科目編碼后需要設(shè)置輔助項(xiàng)編碼和名稱。如果本單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，特別是貨幣基金業(yè)務(wù)涉及外幣，在建立會(huì)計(jì)制度時(shí)也應(yīng)考慮外幣。會(huì)計(jì)軟件提供多幣種核算功能。系統(tǒng)初始化時(shí)必須將外幣數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，包括外幣代碼、外幣名稱、與基礎(chǔ)貨幣的匯率等。

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