現(xiàn)有系統(tǒng)是否需要與ERP項目集成？

如果企業(yè)在ERP系統(tǒng)之前有財務管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)本身包括一個財務管理模塊?，F(xiàn)在企業(yè)的項目經(jīng)理有三種選擇。首先，放棄原有系統(tǒng)，改用ERP系統(tǒng)的財務模塊。二是不在ERP系統(tǒng)中使用財務管理模塊，使ERP系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)各自為政。第三是繼續(xù)保留財務管理系統(tǒng)，將財務系統(tǒng)與ERP相關模塊進行整合。在實踐中，it項目經(jīng)理很難做出合理的選擇。如果選擇第一種方式，即放棄原有的制度，無疑會導致重復投資。目前ERP系統(tǒng)基本上是模塊化采購和實施。如果用ERP系統(tǒng)的財務模塊代替現(xiàn)有的財務管理系統(tǒng)，無疑會增加軟件采購或項目實施的成本。另外，財務用戶在進入ERP系統(tǒng)時需要再培訓，項目風險相對較大。

如果采用第二種方式，即原有系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)各自為政，會增加員工的工作量。例如，倉庫需要每天生成和審核發(fā)貨和收貨數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)是財務部門生成相關應付、應收憑證的依據(jù)。如果兩個系統(tǒng)并行運行，倉庫人員和財務人員的工作量會重疊，倉庫模塊中的數(shù)據(jù)無法直接傳輸?shù)截攧障到y(tǒng)，降低了工作人員的工作效率。這也是一種浪費。

第三種方式是保留原有的財務管理系統(tǒng)，但將ERP系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)進行集成，以便于ERP系統(tǒng)各模塊與財務管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)交互。這的確是一個理想的解決辦法。但需要注意的是，這種整合不是一個小項目，它有一定的風險，企業(yè)可能需要投入大量資金。實際上，企業(yè)不能只考慮財務管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的兼容性。類似的情況有很多。比如，國家現(xiàn)在推出了發(fā)票管理系統(tǒng)、出口外匯核銷系統(tǒng)等等。如果企業(yè)擁有這些系統(tǒng)，還需要考慮它們與ERP系統(tǒng)的兼容性。ERP系統(tǒng)涉及面很廣，比如發(fā)票管理模塊，它類似于全國的發(fā)票管理和認證系統(tǒng)。總之，考慮兼容性問題可以幫助企業(yè)減少重復投資造成的浪費，降低項目風險和項目周期。

在什么情況下適合項目集成？

通過項目集成使現(xiàn)有信息系統(tǒng)保持活力，并通過新的應用程序擴展管理范圍，是一種理想的方案。但在上述文章中，筆者也分析了其中存在的風險。換句話說，項目集成方法在任何情況下都不適用。

一般來說，如果ERP系統(tǒng)和原有的信息系統(tǒng)來自同一個廠商，那么項目集成機制更合適。例如，國內(nèi)兩家軟件公司金蝶和優(yōu)優(yōu)，都是從財務管理系統(tǒng)起步的。國內(nèi)很多企業(yè)都使用這兩家企業(yè)生產(chǎn)的財務管理系統(tǒng)?，F(xiàn)在他們還提供ERP系統(tǒng)。然而，他們的ERP系統(tǒng)是從原來的財務管理系統(tǒng)中衍生出來的。也就是說，ERP系統(tǒng)中財務管理模塊的內(nèi)容與原財務管理系統(tǒng)基本一致，或者工作思路相同。即使改變了，也只是外在形式的改變。在這種情況下，如果ERP系統(tǒng)是由同一個供應商提供的，那么項目集成就相對容易。有時候就像是系統(tǒng)升級。此外，一些企業(yè)還整合了項目團隊。企業(yè)不需要第三方的幫助。此時，采用項目集成的方法，可以很好地控制項目的風險和成本。

另外，如果企業(yè)現(xiàn)有的系統(tǒng)應用涉及面廣、應用完善，也適合采用項目集成的手段。比如我以前為一個企業(yè)實施一個項目時，發(fā)現(xiàn)這個企業(yè)的信息管理雖然只集中在財務管理部門，但是已經(jīng)非常完善了。如財務管理系統(tǒng)還包括財務預算控制、財務成本分析、績效考核等。在這種情況下，更換這些系統(tǒng)將是一種浪費。而根據(jù)筆者的經(jīng)驗，即使在ERP系統(tǒng)上，要實現(xiàn)其原有的應用效果，也存在一定的困難。因此，在這種情況下，企業(yè)項目管理者應該盡可能地選擇項目集成方案。

簡單易用的項目可以選擇替代策略

對于一些簡單的項目，我認為最好采用替代策略。因為與項目集成成本相比，替換成本可能更低。例如，企業(yè)可能已經(jīng)在倉庫管理系統(tǒng)或訂單管理系統(tǒng)之前的ERP系統(tǒng)。這些系統(tǒng)通常只涉及一個部門。其原始投資成本不大，實施難度相對簡單。當遇到這種系統(tǒng)時，筆者認為采用替代策略是可行的。一方面，如果你想采用項目集成，你需要第三方的幫助。有了企業(yè)的IT實力，很難完成集成工作。換句話說，企業(yè)需要在項目集成上花費更多的金錢和時間。

有時，在這一領域的投資可能遠遠超過了原有系統(tǒng)的價值，或重置成本。此時，置換方式會造成原有投資的浪費，但相對而言，企業(yè)還是賺錢的。另一方面，項目整合的效果難以保證。這些單一部門的信息管理系統(tǒng)只為單一部門的運作而設計。沒有考慮多個部門之間的信息交流。

在這個時候，將這些系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成不僅困難。即使他們很難聯(lián)系起來，效果也很難保證。畢竟，很難扭轉(zhuǎn)局面。

在建立ERP項目時，如何考慮后續(xù)的重復投資？

企業(yè)在實施ERP項目后，可能會發(fā)現(xiàn)原來的信息投入已經(jīng)白白浪費了。一方面是信息化工程升級帶來的必然損失。另一方面，也是由于信息規(guī)劃不當造成的。我們很難避免前者的原因，但我們可以采取相應的措施來消除后者。

在前面的課程中，我們在選擇ERP項目時需要考慮與以下內(nèi)容的兼容性。在考慮這個問題時，我認為主要考慮兩個方面。一是選擇具有長期發(fā)展?jié)摿Φ能浖獭挠糜选⒔鸬溶浖髽I(yè)可以看出，它們的發(fā)展與信息管理的發(fā)展是一致的。例如，從最初的財務管理系統(tǒng)、電子商務到現(xiàn)在的ERP系統(tǒng)。它的產(chǎn)品往往是相關的。在這種情況下，即使后續(xù)推出新產(chǎn)品，也往往與原有系統(tǒng)相關接口，方便項目與原有系統(tǒng)集成。這在很大程度上可以避免后續(xù)應用中的重復投資。

二是在選擇ERP產(chǎn)品時要選擇平臺產(chǎn)品。事實上，很多產(chǎn)品都考慮了項目集成的問題。例如，相繼通過平臺技術或中間件技術來提高后續(xù)產(chǎn)品的集成能力，以提高市場競爭力。因此，在選擇ERP系統(tǒng)時有必要考慮這一點。有可能在幾年后出現(xiàn)一個新的系統(tǒng)。企業(yè)有沒有可能被推翻，重新開始？我們應該吸取經(jīng)驗教訓，不要在同一個地方跌倒多次?？傊?，企業(yè)在進行ERP項目之前，需要考慮現(xiàn)有系統(tǒng)與原有系統(tǒng)的兼容性。而在后續(xù)的評選中，結(jié)合原有制度的現(xiàn)有價值，決定是推翻老店還是開新店。你知道嗎