1、 董事會秘書是公司的高級管理人員,負責公司的信息披露、董事會會議和股東大會的籌備、會議記錄的保存,會議文件和記錄
董事會秘書的主要職責:負責公司對外信息披露和董事會日常業務工作,負責董事會的工作:(1)準備和提交國家有關部門依法要求的董事會和股東大會的報告和文件;(2)準備股東大會和董事會會議,負責會議記錄,保存會議文件和記錄(3)依法負責公司信息披露工作,建立健全信息披露制度,確保信息披露的及時性、合法性,公司信息披露的真實性和完整性(四)協助董事會處理董事會的日常工作,協助董事、經理履行法律、法規、規章、規章制度,(五)處理公司與董事、證券管理部門、證券交易所之間的有關事項,中介機構和投資者
(6)接待來訪者和回答詢問
(7)保管股東名冊和董事會印章(8)參與組織資本市場融資
第二,秘書在這方面的工作主要包括:1拜訪投資者和機構研究人員<3與媒體保持良好關系,通過路演加強與公眾的溝通<5建立和維護公司網站的投資者論壇,加強溝通與投資者合作。就一些議案提前與投資者溝通在這些與投資者溝通的方式中,董事和秘書最常用的是接聽投資者的電話,接待來訪的投資者和調查人員,分別占被調查董事和秘書的85%和99%。70%的董事和秘書每天接投資者電話5次以下(含5次),23%的董事和秘書每天接投資者電話6-10次,7%的董事和秘書每天接投資者電話10次以上。在接待投資者來訪方面,90%的董事、秘書每月接待不到10次,被調查董事、秘書每月接待不到1次的僅1人。在信息披露中,董事和秘書的經驗和判斷非常重要。在被調查董事、秘書的上市公司中,80%的公司建立了信息管理系統,運行正常;13%的企業建立了信息管理系統,但在實施過程中沒有得到其他部門的配合;7%仍在建設中。在信息披露過程中,如何判斷“對股東及其他利益相關者的決策產生重大影響的信息”,是對董事、秘書能力最重要的考驗。在我們的調查中,81%的董事和秘書認為個人經驗判斷非常重要,41%的董事和秘書認為提前咨詢監管機構也非常重要,21%的董事和秘書表示應按照規章制度遵守相關法律法規,11%的秘書表示還應遵循董事長或總經理的意見。另一位秘書建議,同樣重要的是參考同事的意見,特別是證券事務代表的意見。一般來說,“對股東和其他利益相關者的決策有重大影響的信息”的判斷最終取決于秘書本人,個人經驗是第一位的。更重要的是,作為一個專業群體,根據相關規定,上市公司董事會秘書必須經過證券交易所的專業培訓和資格考核。秘書取得資格證書后,由公司董事會聘任,報證券交易所備案并公告。這樣的“董事、秘書”在我國只有幾千人,隨著上市和非上市股份公司數量的不斷增加,董事、秘書資源的稀缺將在相當長的一段時間內持續
作為董事會秘書,公司有必要發揮輔助作用
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