在設計自制原始憑證時,應著重考慮下列幾個問題:每一類經濟業務發生時需要記錄哪些方面的內容;處理各類經濟業務分別需要經由哪些手續;據以編制記帳憑證或登記分類帳、日記帳時各有哪些要求;審核原始憑證應把握哪些要件等。據此規定原始憑證設計的種類、內容、格式和聯次等。
原始憑證設計的基本內容包括:原始憑證的名稱;接受憑證單位的名稱;填制憑證的日期;經濟業務的內容摘要;經濟業務所涉及到的數量、單價和金額;填制憑證單位、人員的簽章;憑證的編號;憑證的聯次、附件等。
設計原始憑證的基本步驟包括以下五個方面:
第一,確定所需原始憑證的種類。
第二,明確各種原始憑證的用途。
第三,擬定原始憑證的格式。
第四,規定原始憑證的傳遞程序。
第五,嚴格原始憑證的保管制度。
在原始憑證設計過程中,還應注意遵循下列要求:
第一,要適應企業生產經營的特點,兼顧統計部門、業務部門以及其他有關部門對業務管理的具體要求;
第二,要適應企業內部機構設置和人員分工情況,貫徹內部控制制度,加強各業務部門和經辦人員的責任意識,防止錯誤及舞弊行為;
第三,要保證會計憑證簡便易行,促使會計信息及時、高效傳遞;
第四,要正確處理好借鑒與改進的關系,尤其對于有統一規范格式的原始憑證,如非必要應盡量采用,以簡化設計工作,保證會計實務規范統一。
以下存貨收發業務為例說明有關原始憑證的設計。
記錄存貨收發的原始憑證如原材料入庫單、領料單、材料耗用匯總表、產成品入庫單、銷貨發票等。其格式見表2-1、表2-2、表2-3。
表2-1材料入庫單
材料類別:年月日第號
供應單位
材料名稱
編號
規格
單位
數量
單價
金額
合同數量
保管倉庫號:
合計
備注:
表2-2限額領料單
年月日限額
材料名稱:規格:編號:
日期領用數累計領用節約或超支領料人發料人
數量單價金額
表2-3材料耗用匯總表
年月日
耗用產品或部門領料單張數數量單價金額
實際價計劃價實際價計劃價
A產品
B產品
C產品
管理部門
車間耗用
其他部門
合計
表2-1中的單價指實際單價,“備注”欄登記驗收情況,如短缺、盈余、質量是否相符等。“合同數量”欄可記錄合同中規定的數量和質量(如一等品、合格品等),以便與實收情況比較。
表2-2在右上角有限額記錄,若本月合計領用數低于限額則為節約,反之為超支,記入“節約或超支”欄,超支用“-”號表示,每次領用都必須由領料人和發料人簽章。
表2-3若領用某種材料,則可列示實際單價和計劃單價,若領用多種材料,則可只填實際價或計劃價,“實際金額”和“計劃金額”兩欄是匯總數字,無論領用一種或多種材料都可填列。
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