記賬憑證的特性及編制方法

因?yàn)樵紤{證的來源渠道不一，其種類和格式多種多樣，難以統(tǒng)一，直接根據(jù)這些原始憑證登記賬簿很不方便，而且容易發(fā)生差錯(cuò)。所以在記賬之前，一般應(yīng)先將各種原始憑證加以整理和歸類，然后再編制記賬憑證。在記賬憑證中，應(yīng)摘要說憑證則作為記賬憑證的附件。這樣做，既便于記賬，又可以防止差錯(cuò)，保證了賬簿記錄的正確性。

在原始憑證上記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，可以歸納為以下兩種類型：一類是收款和付款業(yè)務(wù)，即直接涉及貨幣資金(現(xiàn)金或銀行存款)增減變動(dòng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，例如，用現(xiàn)金購買辦公用品，以銀行存款償還應(yīng)付購貨款等等;另一類是轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，即不涉及貨幣資金增減變動(dòng)的其他經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，例如，領(lǐng)用材料、結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品成本等等。為了便于識(shí)別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)，便于分類登記各種賬簿，記賬憑證按上述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的類別分成收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三種形式。

收款憑證是用于記錄現(xiàn)金和銀行存款收入業(yè)務(wù)的記賬憑證，付款憑證是用于記錄現(xiàn)金和銀行存款付出業(yè)務(wù)的記賬憑證;轉(zhuǎn)賬憑證是用于記錄不涉及現(xiàn)金和銀行存款收付的其他經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證，即用于記錄轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的記賬憑證。

由于收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證是分別用于專門記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證，所以它們又統(tǒng)稱為專用記賬憑證。在實(shí)際工作中，為了便于區(qū)別這三種專用記賬憑證，一般采用不同顏色的文字或紙張印刷。在一些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)比較簡單的小型企業(yè)里，通常不再區(qū)分收款、付款和轉(zhuǎn)賬這三種業(yè)務(wù)，只采用一種通用格式記賬憑證，這種記賬憑證就稱為通用記賬憑證。

記賬憑證按其編制方法，還可分為單式記賬憑證、復(fù)式記賬憑證和匯總記賬憑證三種。

單式記賬憑證是只反映一個(gè)賬戶內(nèi)容的記賬憑證，即一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄涉及幾個(gè)賬戶，就要分別填制幾張這種記賬憑證。其中，只記錄借方賬戶的稱為借項(xiàng)(或借方)記賬憑證;只記錄貸方賬戶的稱為貸項(xiàng)(或貸方)記賬憑證。

復(fù)式記賬憑證是能反映一項(xiàng)完整經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證，即凡屬于同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄，不論涉及幾個(gè)賬戶，一般都要填制在一張記賬憑證上。

為了簡化記賬工作，還可以將記賬憑證按賬戶名稱分別匯總，編制匯總的記賬憑證，然后據(jù)以登記賬簿。匯總的記賬憑證有記賬憑證匯總表(又稱科目匯總表)和匯總記賬憑證兩種形式。這類匯總的記賬憑證，其作用與一般的記賬憑證是相同的，目的只是為了減少登記總賬的工作量，但明細(xì)賬仍應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生逐筆登記。

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