針對我行貸款文件現(xiàn)狀，為完善貸款法律手續(xù)，化解并防范風(fēng)險，筆者在對我行貸款債權(quán)文書進行調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合自己的實際工作經(jīng)驗，根據(jù)《貸款通則》、《合同法》、《擔(dān)保法》、《土地管理法》、《城市房地產(chǎn)管理法》及總行相關(guān)規(guī)章制度，歸納總結(jié)了幾點建議，供大家參考。 　　一、注意核對借款合同與擔(dān)保合同的對應(yīng)性 　　擔(dān)保合同（含保證合同、抵押合同和質(zhì)押合同）從屬于借款合同，兩者應(yīng)當(dāng)具備一一對應(yīng)關(guān)系。針對我行存在借款合同、擔(dān)保合同未編號或者編號完全一致，以及借款合同未填寫擔(dān)保合同編號（或填寫錯誤）或者擔(dān)保合同未指明借款合同編號（或指代錯誤）的問題，筆者認為對于未編號的合同應(yīng)當(dāng)編號管理；對于借款合同與擔(dān)保合同編號完全一致的，應(yīng)盡量作出區(qū)分，以便于指代；對于借款合同未填寫擔(dān)保合同編號（或填寫錯誤）或者擔(dān)保合同未指明借款合同編號（或指代錯誤）的，應(yīng)當(dāng)及時填寫完整或糾正錯誤的填寫。 　　二、合同空白處及時填充完整 　　空白的借款合同、擔(dān)保合同不能作為我行實現(xiàn)債權(quán)、擔(dān)保權(quán)利的法律依據(jù)。針對我行普遍存在合同空白日后填寫的問題，筆者認為由于實際填寫日期可以鑒定出來，為杜絕此類爭端，維護我行合法權(quán)益，應(yīng)當(dāng)及時將合同的空白處補充完整，尤其是直接影響雙方當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)的合同空白處，比如借款用途、利率等。 　　三、簽章及簽章日期及時完善 　　除非依法律行政法規(guī)須辦理審批登記手續(xù)外，一般的借款合同、擔(dān)保合同均自雙方或多方當(dāng)事人簽字蓋章之日起生效，對于簽章日期不一致的，自最后一方當(dāng)事人簽章之日起生效。針對目前存在不加蓋我行公章或者只蓋公章不填寫日期，而于訴訟時補蓋公章或補填日期的問題，筆者認為由于此種做法可能會導(dǎo)致我行貸款債權(quán)失效的法律風(fēng)險，因此對于未加蓋我行公章或者只蓋公章未填寫日期的合同，應(yīng)當(dāng)及時加蓋公章或者將蓋章日期填寫完整。 　　四、抵押物清單盡量完善 　　抵押物清單是確定抵押物效力及范圍的唯一有效依據(jù)。目前我行行抵押合同所附的抵押物清單存在清單未填寫抵押合同編號及抵押物清單填寫不細致或清單未加蓋登記機關(guān)公章的問題。抵押物清單未填寫抵押合同編號，不能證明該清單所列抵押物即為抵押合同所指的抵押物，抵押物清單填寫不細致，會對抵押物處分產(chǎn)生直接影響，抵押物清單未加蓋登記機關(guān)公章，不能依法確保抵押登記的效力。為核實抵押物及其抵押的效力，筆者認為我行對于抵押物清單未填寫抵押合同編號的，應(yīng)當(dāng)及時補充；對于清單填寫不細致的，應(yīng)當(dāng)及時完善；對于抵押物清單未蓋登記機關(guān)公章的，應(yīng)當(dāng)及時協(xié)商補蓋。 　五、不動產(chǎn)抵押及其抵押物清單填寫問題應(yīng)引起重視 　　不動產(chǎn)是指土地及其地上定著物，我行實踐中遇到的不動產(chǎn)抵押物通常都是房屋、土地及在建工程，少數(shù)情況下也包括糧倉、恒溫庫、冷藏庫、溫室大棚等無產(chǎn)權(quán)證明的地上定著物。目前我行在辦理房地產(chǎn)抵押登記時，通常抵押物清單都沒有列出房屋占用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)及其權(quán)屬證明編號，對于房屋本身有時也沒有列出權(quán)屬證明編號；在辦理糧倉、大棚等無產(chǎn)權(quán)證明的地上定著物抵押時，通常都到工商局辦理抵押登記，且抵押物清單也未涉及土地使用權(quán)問題。雖然我國《擔(dān)保法》規(guī)定了房屋抵押時，其占用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)隨之抵押，但未規(guī)定是否須同時辦理登記。由于實踐中發(fā)生了房地產(chǎn)抵押未涉及土地使用權(quán)而土地使用權(quán)抵押部分被判無效的案例，為確保土地使用權(quán)隨之抵押的效力，各分支行對于房地產(chǎn)抵押物清單未列土地使用權(quán)及其權(quán)屬證明編號的，必須立即補充填寫完整，有條件的還必須補辦登記手續(xù)。由于房屋所有權(quán)編號與房屋是一一對應(yīng)的，因此只有將房屋權(quán)屬證明編號填寫到抵押物清單中，才能最終確定抵押物。因此我行對于清單中未填寫房屋權(quán)屬證明編號的，應(yīng)當(dāng)及時補充。糧倉、恒溫庫、冷藏庫、溫室大棚等無產(chǎn)權(quán)權(quán)屬證明的地上定著物抵押，由于法律沒有規(guī)定其權(quán)屬管理機關(guān)及抵押登記機關(guān)，且大棚通常又坐落于集體土地之上，因此我行對于已經(jīng)辦理的糧倉、恒溫庫、冷藏庫、溫室大棚等財產(chǎn)的貸款抵押，應(yīng)及時收回全部貸款或者更換抵押物。 　　六、貸款催收通知單及其回執(zhí)日期應(yīng)及時填寫 　　貸款催收通知單及其回執(zhí)是我行依法主張債權(quán)的證明，可以起到訴訟時效中斷的法律效果。為方便起見，各分支行通常都預(yù)先制作多份空白催收通知單及其回執(zhí)，并要求借款人或保證人加蓋公章，而催收日期由我行自己隨意填寫。如我行的管理流程為借款人或保證人所知悉，并對催收日期提出異議請求鑒定，我行將會在訴訟中陷入不利境地。因此，我行對于擁有多份已加蓋公章的空白催收通知單及其回執(zhí)的貸款，不能認為我行貸款已不可能超過訴訟時效，而應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變認識，及時催收，及時記載日期，及時加蓋公章。 　　七、糾正登記部門錯誤的抵押 　　我國《擔(dān)保法》規(guī)定，房地產(chǎn)抵押的登記部門由縣級以上的地方人民政府確定，而建設(shè)部的部門規(guī)章規(guī)定房地產(chǎn)抵押應(yīng)當(dāng)?shù)椒康禺a(chǎn)行政管理部門辦理登記。目前我行有些縣區(qū)支行的房地產(chǎn)抵押因歷史上當(dāng)?shù)氐胤秸?guī)定房地產(chǎn)抵押的登記部門為工商行政管理部門（現(xiàn)在基本上已統(tǒng)一為房地產(chǎn)管理部門），而造成有的在工商局登記，有的在房地產(chǎn)行政管理部門登記。此外，對于抵押物（一般為最高額抵押）既有房屋，又有設(shè)備的，則各分支行一般只在工商局辦理抵押登記。關(guān)于房地產(chǎn)抵押在工商局登記的，我行應(yīng)及時核實當(dāng)?shù)氐胤秸牡盅旱怯洸块T為房地產(chǎn)管理部門的具體時間，如抵押登記時間在此時間之后的，應(yīng)當(dāng)重新到房地產(chǎn)管理部門補辦登記。對于財團抵押，由于《擔(dān)保法》及其司法解釋還沒明確規(guī)定登記方法，為防范風(fēng)險，我行應(yīng)就各種抵押物分別到相應(yīng)部門辦理登記，尤其是財團中包括房地產(chǎn)的，必須同時到房地產(chǎn)管理部門辦理抵押登記，不能只到工商行政管理部門辦理抵押登記。 八、涉及劃撥土地使用權(quán)抵押手續(xù)的完善 　　劃撥土地使用權(quán)的處分權(quán)在各級地方人民政府，涉及劃撥土地使用權(quán)抵押的，市行曾下發(fā)《關(guān)于印發(fā)〈最高人民法院關(guān)于破產(chǎn)企業(yè)國有劃撥土地使用權(quán)應(yīng)否列入破產(chǎn)財產(chǎn)等問題的批復(fù)〉的通知》（工銀大辦字[2003]247 號），要求依照該通知精神辦理。但目前個別分支行新辦理的涉及劃撥土地使用權(quán)抵押的，只辦理抵押登記手續(xù)，未取得具有審批權(quán)限的地方人民政府或土地行政管理部門的批準文件。為確保涉及劃撥土地使用權(quán)抵押的合法有效，我行對于2003年4月18日以后辦理的涉及劃撥土地使用權(quán)抵押的，必須在辦理抵押登記手續(xù)之外，同時取得具有審批權(quán)限的地方人民政府或土地行政管理部門的批準文件，否則不得辦理抵押手續(xù)。 　 ?