(1) 建立有效的組織是保證有效財務(wù)控制的首要條件。沒有有效的組織管理和協(xié)調(diào),財務(wù)控制就無從下手,就不會出現(xiàn)孤軍奮戰(zhàn)、束手無策的局面,從而導(dǎo)致失控。但對于被告主體,為確定財務(wù)預(yù)算,應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)督、協(xié)調(diào)和仲裁機(jī)構(gòu);為便于內(nèi)部和解,應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的內(nèi)部和解組織;為對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評價,應(yīng)建立相應(yīng)的評價機(jī)構(gòu)。這不僅會使組織人浮于事、人浮于事、浪費(fèi)人力,而且會使多個組織之間的協(xié)調(diào)與合作更加困難。因此,要根據(jù)主控單元的大小、任務(wù)的多少,按照相同或相似的功能進(jìn)行合理的合并,充分簡化組織。建立有效的組織結(jié)構(gòu),合理節(jié)約人力資源。就控制對象而言,最有效的方法是建立責(zé)任中心,將財務(wù)預(yù)算層層分解實施。其目的是實施有效的內(nèi)部協(xié)調(diào)和控制。責(zé)任中心是企業(yè)的內(nèi)部組織體系。它是一個自上而下分解、逐步明確目標(biāo)任務(wù)的責(zé)任主體。它可以是一個獨(dú)立的責(zé)任中心組織,也可以包括在其他組織中承擔(dān)具體的目標(biāo)和任務(wù)的責(zé)任。只有通過建立責(zé)任中心,才能將財務(wù)預(yù)算分解為企業(yè)內(nèi)部的各個部門、層級、崗位和責(zé)任人,使每個員工都能明確自己的職責(zé)和任務(wù),從而實現(xiàn)最有效的財務(wù)控制。二是完善內(nèi)部控制制度。建立組織機(jī)構(gòu),明確責(zé)任主體和責(zé)任人,是為了進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理。有效的協(xié)調(diào)和管理不能通過人的制度來實現(xiàn),而必須依靠法律制度。就企業(yè)財務(wù)控制而言,必須依靠完善的內(nèi)部控制制度來完成,而不是依靠人的力量。內(nèi)部控制制度包括組織設(shè)計和企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)管理的各種方法和措施。本辦法旨在保護(hù)和增值企業(yè)財產(chǎn),檢查企業(yè)會計信息的準(zhǔn)確性和可靠性,提高經(jīng)營效率,督促有關(guān)人員遵守既定的管理方針。
內(nèi)部控制制度的建立必須在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上進(jìn)行,建立的內(nèi)部控制制度必須在試行過程中不斷修訂和完善。只有這樣,內(nèi)部控制制度才能具有現(xiàn)實性和可操作性,才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。(3) 要營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境,建立有效的內(nèi)部控制制度,還必須營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境。因為控制環(huán)境是推動控制工作的引擎,是所有內(nèi)部控制的基礎(chǔ)組成部分。它確立了組織的紀(jì)律和結(jié)構(gòu),涉及到所有活動的核心——人,特別是人的控制意識。控制環(huán)境中的要素包括價值觀、激勵與誘導(dǎo)機(jī)制、精神導(dǎo)向、個人能力、管理理念與組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、人事政策等。
為了營造一個良好的控制環(huán)境,首先,管理層必須讓企業(yè)的每一個成員都明確內(nèi)部控制制度的目的和意義,使每個人都有控制意識和自覺的控制態(tài)度;其次,高層管理者實施內(nèi)部控制的態(tài)度必須是積極主動的;三是高層管理者實施內(nèi)部控制的態(tài)度必須是積極的;三是要充分考慮員工的能力和責(zé)任相匹配。財務(wù)控制是一個動態(tài)的控制過程。保證財政預(yù)算執(zhí)行,必須對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)測,及時發(fā)現(xiàn)問題,及時調(diào)整執(zhí)行偏差。因此,有必要建立一個敏感的信息反饋系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)具有以下特點:
①既能自下而上反饋財務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況,又能自上而下傳遞調(diào)整預(yù)算偏差的要求。(2) 既要求信息傳遞及時、快捷,也要求茶館信息真實、可靠,建立相應(yīng)的信息審查機(jī)構(gòu)和相應(yīng)的責(zé)任制。財務(wù)控制的最終效率取決于是否有切實可行的獎懲制度,是否嚴(yán)格執(zhí)行。
獎懲制度的建立必須與責(zé)任中心的預(yù)算責(zé)任目標(biāo)相結(jié)合,充分體現(xiàn)公平、合理、有效的原則。
獎懲制度的實施有賴于評價機(jī)制,評價的正確與否直接影響?yīng)剳椭贫鹊挠行浴?yán)格執(zhí)行獎懲制度,必須有嚴(yán)格的考核機(jī)制,包括考核機(jī)構(gòu)的設(shè)置、考核程序的確定、考核數(shù)據(jù)的審核、以制度為依據(jù)的考核、考核結(jié)果的落實。獎懲的目的是實現(xiàn)有效的財務(wù)控制。財務(wù)控制是一個動態(tài)的過程。因此,獎懲的方式和方法不能過于單一。它可以是及時獎懲、期間獎懲,也可以是二者的有機(jī)結(jié)合。
及時獎懲是指在財務(wù)控制過程中隨時對責(zé)任目標(biāo)完成情況進(jìn)行考核,并根據(jù)考核結(jié)果立即進(jìn)行獎懲;期間獎懲是指在一個期間(如一個季度或一個季度)結(jié)束時進(jìn)行綜合考核比較一年),并根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的獎懲。(6) 嚴(yán)格按照步驟進(jìn)行控制。
財務(wù)控制是企業(yè)在財務(wù)管理過程中,運(yùn)用相關(guān)信息和具體手段對財務(wù)活動的影響或調(diào)整。這種控制是一個動態(tài)的過程,這個過程不是無序的,有一定的程序和步驟。如果這些步驟出了問題,控制就會失敗。因此,財務(wù)控制必須嚴(yán)格按照步驟進(jìn)行。財務(wù)控制一般分為以下三個步驟:
①合理制定控制標(biāo)準(zhǔn),層層分解,落實責(zé)任;
②實行跟蹤控制,及時調(diào)整差錯;
③認(rèn)真分析執(zhí)行情況,努力做好工作在考核、獎懲方面。(7) 委托控制是指對某項金融活動在發(fā)生前是否正確、合理、合法以及是否允許發(fā)生等方面按照既定程序予以批準(zhǔn)的控制。這種控制是一種先驗控制。授權(quán)管理的方法是通過授權(quán)通知明確授權(quán)項目和資金使用限額。授權(quán)管理的原則是對授權(quán)范圍內(nèi)的行為給予充分信任,而不是對超出授權(quán)范圍的行為進(jìn)行識別。授權(quán)通知書不僅由被授權(quán)人持有,而且發(fā)給公司相關(guān)部門,嚴(yán)格按照授權(quán)范圍執(zhí)行。從理論上講,授權(quán)可以分為一般授權(quán)和特殊授權(quán)。一般授權(quán)是指企業(yè)的下級管理人員按照既定的預(yù)算、計劃、制度等標(biāo)準(zhǔn),在其職權(quán)范圍內(nèi)對政黨的經(jīng)濟(jì)行為進(jìn)行授權(quán)。普遍授權(quán)存在于大量企業(yè)中。特別授權(quán)是指對不規(guī)范經(jīng)濟(jì)行為進(jìn)行專門研究的授權(quán)。與一般授權(quán)不同,特別授權(quán)的對象是一些特殊的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。這些特殊的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往往是個別的、特殊的,一般沒有既定的預(yù)算、計劃等標(biāo)準(zhǔn),需要根據(jù)具體情況進(jìn)行分析研究。比如,授權(quán)購買重要設(shè)備,授權(quán)降價銷售商品,都是特別授權(quán)的例子。
企業(yè)的授權(quán)控制應(yīng)做到以下幾點:
(1)企業(yè)所有人員未經(jīng)法定授權(quán),不得行使相應(yīng)的權(quán)力。這是最低要求。未經(jīng)法定授權(quán),任何人不得審批
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