《行政處罰法》第33條規定,違法事實確鑿、有法律依據的,可以當場對50元以下的公民、1000元以下的法人或者其他組織給予行政處罰或者警告。這是實施行政處罰簡易程序的主要依據。現場檔案行政處罰是檔案行政執法人員發現檔案違法行為后立即給予的檔案行政處罰。這是簡易檔案行政處罰程序與一般檔案行政處罰程序最明顯的區別。對檔案進行當場行政處罰,不需要經過復雜的調查取證等程序。只要現場發現檔案違法行為,檔案違法行為事實確鑿,檔案法律、法規或法律法規明確規定對檔案違法行為給予警告或少量罰款,檔案行政執法人員可以當場對檔案進行行政處罰,同時責令檔案違法行為當事人改正檔案違法行為。因此,簡易的檔案行政處罰程序充分保證了檔案管理的及時性和有效性,能夠及時有效地維護檔案管理秩序和公共利益。結合檔案行政處罰的實踐,檔案行政處罰簡易程序的適用一般應滿足三個條件:
一是有法律依據,即在現場進行檔案行政處罰時,檔案行政執法人員必須遵守檔案法、檔案行政法規、地方檔案法規、規章的規定,地方檔案法規、規章沒有明確規定的,對檔案違法行為的當事人,不給予檔案行政處罰。檔案行政執法人員應當根據行政處罰法規定的現場處罰種類和罰款幅度,決定對違反檔案法的當事人進行現場檔案行政處罰,第二,案件簡單,違法事實清楚,證據確鑿,無需進一步調查取證。也就是說,對于那些輕微的檔案違法案件,檔案行政執法人員可以在現場看到或很容易地查明檔案違法案件的事實。如檔案違法者隨意損毀、丟失檔案,或者擅自提供、復制檔案,檔案行政執法人員可以當場給予檔案行政處罰
第三,檔案行政處罰只能處以一定的罰款和警告,即:,檔案行政處罰只能對公民處以50元以下的罰款或者警告,對法人或者其他組織處以1000元以下的罰款或者警告。也就是說,即使檔案行政執法人員認為檔案違法事實確鑿、有法律依據,也不能當場對公民處以50元以上或者對法人處以1000元以上的檔案行政處罰,按照《行政處罰法》規定的一般程序執行,《檔案行政處罰簡易程序》僅適用于案情簡單、事實清楚、后果輕微、影響輕微、當場發現且對檔案行政處罰無異議的檔案行政處罰案件
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