所謂定額備用金是指單位對經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現(xiàn)金數(shù)額，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。實行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應(yīng)按核定的定額填寫借款憑證，一次性領(lǐng)出全部定額現(xiàn)金，用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報銷，出納員將報銷金額補充原定額，從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。只有等到撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時才全部交回備用金。

實行定額備用金的單位，其內(nèi)部各部門或有關(guān)工作人員使用備用金購買貨物或用于零星開支后，應(yīng)將所購買的貨物交由倉庫保管員驗收入庫，憑驗收入庫單連同發(fā)票到財務(wù)部門報銷，用于其他開支的憑發(fā)票或其他原始憑證到財務(wù)部門報銷。有關(guān)部門或工作人員報銷時，會計人員應(yīng)編制現(xiàn)金付款憑證。出納員依據(jù)付款憑證將報銷的金額用現(xiàn)金補給報銷的部門或工作人員。這樣報銷后有關(guān)部門或工作人員中的現(xiàn)金又達到了核定的限額。

定額備用金制的核算如下：

1、企業(yè)有內(nèi)部周轉(zhuǎn)使用備用金的，可以單獨設(shè)置“備用金”科目，不單獨設(shè)置“備用金”科目的用“其他應(yīng)收款——備用金”科目核算，設(shè)立時(備用金使用部門第一次領(lǐng)款時)：

借：備用金/其他應(yīng)收款—備用金

貸：庫存現(xiàn)金/銀行存款

2、辦理報銷，補足備用金定額時：

借：管理費用等

貸：庫存現(xiàn)金/銀行存款

不通過“備用金”賬戶核算。

3、取消備用金時：

借：庫存現(xiàn)金

貸：備用金/其他應(yīng)收款—備用金

【例題1單選題】某企業(yè)對基本生產(chǎn)車間所需備用金采用定額備用金制度，當基本生產(chǎn)車間報銷日常管理支出而補足其備用金定額時，應(yīng)借記的會計科目是()。

A.其他應(yīng)收款

B.其他應(yīng)付款

C.制造費用

D.生產(chǎn)成本

【答案】C

【解析】基本生產(chǎn)車間報銷日常管理支出時：

借：制造費用

貸：庫存現(xiàn)金

【例題2計算分析題】正保公司維修科使用定額備用金制度，金額為1800元。5月14日用現(xiàn)金購買零配件800元，其備用金只剩下1000元，次日到財務(wù)科報銷，會計編制付款憑證，出納員補給現(xiàn)金800元，這樣維修科的備用金又達到了1800元。會計分錄是：

借：管理費用800

貸：庫存現(xiàn)金800

如果5月14日維修科購買零配件實際支付了2000元，由經(jīng)辦人員墊付現(xiàn)金200元，則5月15日報銷時，出納員應(yīng)付給的現(xiàn)金就是2000元，維修科備用金在支付給經(jīng)辦人員墊付款200元后又恢復(fù)到1800元。

【識記要點】

除了增加或減少撥入的備用金外，使用或報銷有關(guān)備用金支出時不通過“備用金”科目核算。

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