不相容職位是指如果由一個人擔(dān)任,不僅可能導(dǎo)致錯誤和欺詐,而且可能掩蓋其錯誤和不當(dāng)行為的職位。不相容的職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部遏制”,要求每一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都應(yīng)由兩個或兩個以上的部門或人員來處理,使單個人員或部門的工作必須與其他人員或部門的工作一致或相關(guān),并受其監(jiān)督和制約。內(nèi)部控制體系的建立和實施必須貫徹不相容分工原則,包括:
① 每項業(yè)務(wù)不能由一個人處理
② 負(fù)責(zé)資金、賬目和材料的管理。例如,倉庫管理員負(fù)責(zé)原材料的接收、交付、儲存和管理,并負(fù)責(zé)登記原材料的數(shù)量,而相關(guān)的會計處理則由會計負(fù)責(zé)
③ 有健全嚴(yán)格的憑證制度。不相容職位是指如果由一個人擔(dān)任,不僅可能導(dǎo)致錯誤和欺詐,而且可能掩蓋其錯誤和不當(dāng)行為的職位。不相容的職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部遏制”,要求每一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都應(yīng)由兩個或兩個以上的部門或人員來處理,使單個人員或部門的工作必須與其他人員或部門的工作一致或相關(guān),內(nèi)部控制體系的建立和實施必須貫徹不相容分工原則,包括:
① 每個業(yè)務(wù)不能由一個人處理
② 負(fù)責(zé)資金、賬目和材料,例如,倉庫管理員負(fù)責(zé)原材料的接收、分配、儲存和管理,并負(fù)責(zé)登記原材料的數(shù)量,而相關(guān)的會計處理則由會計負(fù)責(zé)
③ 有健全嚴(yán)格的憑證制度
本控制辦法要求企業(yè)對外投資的授權(quán)、執(zhí)行、會計記錄、投資資產(chǎn)保管、存貨等崗位和職責(zé)相互分離、相互制約。具體而言,投資計劃的編制人、可行性論證人和計劃批準(zhǔn)人應(yīng)分開;證券投資的買賣雙方應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)的會計記錄和會計人員分離;股票、債券的托管人應(yīng)當(dāng)與債務(wù)類股票、債券交易的經(jīng)辦人分離;股票、債券的保管人應(yīng)當(dāng)與存貨人分離;外商投資固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn),投資項目經(jīng)理應(yīng)與參與監(jiān)控的財務(wù)人員分開
2.授權(quán)審批控制
授權(quán)審批是指該單位在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時必須獲得授權(quán)審批才能進(jìn)行控制。在公司制企業(yè)中,股東會通常授權(quán)董事會,然后董事會授權(quán)企業(yè)的總經(jīng)理和相關(guān)經(jīng)理。企業(yè)各級管理者既是上級管理者的授權(quán)對象,又是下級管理者的授權(quán)主體。因為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不僅涉及企業(yè)與外部單位之間的資產(chǎn)和勞務(wù)交換,還涉及內(nèi)部資產(chǎn)和勞務(wù)的轉(zhuǎn)移和使用。因此,每個經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都有一系列內(nèi)部相互關(guān)聯(lián)的授權(quán)和批準(zhǔn)程序
這種方法需要嚴(yán)格的批準(zhǔn)程序來做出投資決策、簽署投資合同和處置投資資產(chǎn)。本單位任何人都無權(quán)獨立作出重大投資決策。對未經(jīng)授權(quán)的投資行為,無論是否造成經(jīng)濟(jì)損失,都要進(jìn)行查處。被授權(quán)人員必須在授權(quán)范圍內(nèi)開展和執(zhí)行業(yè)務(wù),任何越權(quán)行為都必須被調(diào)查
3.風(fēng)險控制
這種控制方法要求企業(yè)建立風(fēng)險意識,為每個風(fēng)險控制點建立有效的風(fēng)險管理體系,通過風(fēng)險預(yù)警、風(fēng)險識別、風(fēng)險分析、風(fēng)險報告等措施,全面防控財務(wù)風(fēng)險和操作風(fēng)險。主要是:
(1)在可行性研究和論證階段,應(yīng)掌握以下內(nèi)容:被投資單位內(nèi)部的政治、經(jīng)濟(jì)、法律和文化環(huán)境,防止各種環(huán)境因素對投資項目產(chǎn)生不利影響。例如,在跨國投資中,除了了解當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)秩序,稅收和法律條件外,還要了解當(dāng)?shù)氐淖诮塘?xí)俗,尊重當(dāng)?shù)氐淖诮绦叛?;根據(jù)被投資單位的內(nèi)部信用狀況、財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量,盡量向科技含量高、經(jīng)濟(jì)效益好、財務(wù)信譽好的企業(yè)投資;投資企業(yè)因投資項目可能產(chǎn)生的財務(wù)風(fēng)險和財務(wù)承受能力。也就是說,我們不僅要防止自己受到被投資企業(yè)經(jīng)營失敗的影響,還要防止由于投資模式和規(guī)模不當(dāng)而帶來的風(fēng)險。(2)在投資決策過程中,當(dāng)投資項目的利潤預(yù)期會發(fā)生重大變化時,或預(yù)計損失長期超過可研報告預(yù)測,總投資大幅增加,難以獲得效益補(bǔ)償,投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分估計不利影響的程度,提取足夠的投資減值準(zhǔn)備(3)為規(guī)避投資風(fēng)險,可以規(guī)定只能投資有限責(zé)任公司,禁止或盡量不投資無限責(zé)任公司
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