1、真實性
所謂真實性就是指公證機構辦理的公證事項必須經過調查核實,確認無誤。對不具有真實性的行為事實等,一般不予提供公證,如在涉外公證中,當事人為達到自身目的,往往提供虛假的證明材料,這就需要公證員除了有一雙火眼金睛外,還應對當事人提供的證明材料進行認真審查核實。
2、合法性
合法性是指某一所需公證事項內容必須不違背我國現行的法律、法規和政策,必須不危害我國國家和人民的利益。也就是遵守我國法律,參照國際慣例,并考慮各國有關法律不同的規定。如當事人要求辦理在域外取得的證書或域外機構提供的文件公證,首先我們應審查核實所提供的材料是否有違反我國的法律、法規等情形,其次按司法部有關規定給與辦理。
3、其它事項
(1)辦理涉外公證,申請人應向公證處提出申請,申請內容主要包括:申請人的基本情況,要求公證的事項,辦理公證的目的和要求,在哪個國家和地區使用;
(2)要求公證事項,均須由申請人單位或其上級主管部門出具證明,確認該事項的真實性;
(3)申請人對有關文件進行公證,須另向公證處提交一份該文件的副本,以供審查、存檔;
(4)涉外公證一般一事一證,但是,如果幾項證明內容屬于同一使用目的地,可以把幾份公證書裝訂在一起;
(5)不能在外國文件的外文正本上蓋我國公證機關和公證員的印章;
(6)需辦理認證的公證書,在裝訂公證書時,公證書后面要留待領事認證的空頁,送外交部領事司認證的公證書必須裝訂、封存好,切勿散著送去認證。
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