第一章　總則

　第一條　為加強機關文書檔案管理工作，更好地為機關工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，結合我署實際情況，制定本規定。

　第二條　本規定所稱的“文書檔案”是指本機關在行政管理活動中形成的、具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。

　第三條　文書檔案工作是機關工作的重要組成部分，是維護機關行政管理活動真實面貌的一項重要工作。建立與管理文書檔案，是機關檔案部門及各單位的一項重要職責。

　第四條　審計署文書檔案工作在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下開展工作，并隨時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。

　　　　　　　　　　第二章　體制、機構和主要職責

　第五條　文書檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。

　第六條　審計署辦公廳是本機關檔案業務主管部門。署機關各單位的檔案工作分別由辦公室（綜合處）負責，根據工作需要，須配備專職或兼職的文秘人員。

　第七條　機關檔案部門對文書檔案的管理職責如下：
　　（一）貫徹執行國家檔案工作法律、法規、建立健全機關文書檔案工作規章、制度。
　?。ǘ┘薪y一管理機關文書檔案，隨時提供利用，為機關領導及各項工作服務，為黨和國家積累檔案史料。
　　（三）組織、指導、監督、檢查機關各單位行政文書的立卷歸檔工作，確保案卷質量。
　　（四）進行檔案業務培訓與經驗交流。
　?。ㄎ澹┺k理領導交辦的其它有關檔案業務工作。
　　（六）按規定向中央檔案館移交應進館的檔案，做好庫存檔案的保管、鑒定、銷毀工作。

　第八條　機關各單位文秘人員的主要職責是：
　?。ㄒ唬┦占?、整理、保管本單位在日常工作中形成的文件材料，為年度立卷做準備。
　?。ǘ┺k理本單位文件材料的登記、借閱與轉遞。
　?。ㄈ┳龊媒栝單募拇哌€及需立卷事項材料缺件的索要工作。
　　（四）做好文件材料的分類、組合、排列、編目等整理工作。
　　（五）做好文件材料的　安全、保密、保護工作。

　　　　　　　　　　第三章　文書檔案的收集與立卷

　第九條　上級領導機關針對我署下發的、有關平行機關抄送的及署機關各單位在執行行政管理職能中形成的文件、電報及其它有關材料均屬文書檔案收集范圍。主要文類有：
　　一、上級機關及平行機關發送的文件。
　?。保邪l、中辦、廳字、中委、國人等注有發文號的文件，中辦通報等資料，由辦公廳值班室負責收集，移交檔案處。
　?。玻畤l、國辦、國務院令等注有發文號的文件，國閱、國函、國辦參閱等資料，由辦公廳辦公室負責收集，移交檔案處。
　　３．聯合發文。
　?。ǎ保┯嘘P部委與審計署的聯合發文，由辦公廳秘書處負責向檔案處分發。
　?。ǎ玻徲嬍鹋c有關部委的聯合發文，由文件承辦單位負責收集、立卷。
　?。矗嘘P部委文件由署內各歸口單位負責收集、立卷。
　　二、審計署文件、電報。
　?。保h組發文：按國檔局規定，機關各單位應將原稿與印件交辦公廳值班室，由值班室負責收集、立卷。
　?。玻鸢l文、署發電：由文件承辦單位負責收集、立卷。
　?。常畯d發文：由文件承辦單位負責收集、立卷。
　　４．其它有保存價值的、具備指導、依據、取證、查考、借鑒作用的文件材料，均由承辦單位收集、立卷，其歸檔范圍見《行政管理文件材料立卷歸檔辦法》。
　　５．審計署出版的各種年鑒、匯編等資料類書籍由辦公廳檔案處負責收集。
　?。叮愿鲉挝幻x印發的未注有發文號的文件及下屬對口單位報送的備案性材料自行保存。
　　７．為方便檔案利用和減少磨損，有些重要文件如：上級領導機關發文、平行部門的聯合發文、署發文、廳發文等，需實行雙套制，除機關承辦單位負責收集立卷外，辦公廳秘書處還應視情況向檔案處分發１－２份。

　第十條　機關檔案部門接收的檔案，應符合以下基本要求：
　?。ㄒ唬獨w檔的文件材料齊全、完整；
　?。ǘ┪募碗妶蟀雌鋬热莸穆撓担喜⒄怼⒘⒕恚?br/>　?。ㄈw檔的文件材料，保持它們之間的內在聯系，區分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　第十一條　機關各單位應在每年６月底前將上一年度的文件收集齊全，按規定立卷，向檔案部門移交。

　第十二條　檔案部門案卷接收人要對案卷的質量進行復查，對不符合質量標準的案卷，應責成立卷人做補正工作。

　第十三條　接收案卷需辦理嚴格的交接手續，移交人與接收人要按“檔案移交清冊”清點案卷，確認無誤后，方可履行簽字手續。

　第十四條　機關檔案人員調動工作時，必須在辦理完檔案移交手續后離開崗位。

　　　　　　　　　　　 第四章　文書檔案的管理

　第十五條　機關各單位應按照國家機關公文處理辦法準確、完整地形成本單位在公務活動中積累的各類檔案材料。

　第十六條　機關各級工作人員應按有關規定定期向本單位文秘人員移交在公務活動中形成的應歸檔的材料，不得以任何理由據為己有或拒絕歸檔。

　第十七條　機關檔案機構應建立健全檔案的接收、保管、鑒定、統計、利用、銷毀、安全、保密等項管理制度，實施制度化、規范化管理，并做好防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蟲、防鼠等項工作。

　第十八條　加強對保密檔案的管理，保密檔案密級的變更和解密，依照保密法律、法規和規章等有關規定辦理。

　第十九條　文書檔案的卷皮、案卷目錄、卷內目錄式樣規格按照國家檔案局的要求，實行統一的制作標準。

　第二十條　文書檔案的鑒定與銷毀需依照以下原則：
　　（一）從機關各單位收集來的材料必須經過認真鑒別，屬于歸檔的材料應真實、完整、齊全，文字清楚，問題明確，手續完備。
　?。ǘC關檔案部門應依照國家檔案行政管理部門制定的原則、標準、程序、方法確定檔案的保管期限及保存價值，不得擅自處理、銷毀檔案。
　　（三）機關檔案部門處理超過保管期限的文書案卷，需造冊登記，經有關人員組成的鑒定小組的審查，報機關領導批準，確定存毀，對銷毀件要實行監銷。

　第二十一條　因工作需要查閱或借用文書檔案，需遵守下列規定：
　?。ㄒ唬┎殚喺邞顚憴n案“調卷單”，按規定辦理查閱借用手續。
　　（二）檔案管理人員要根據工作需要和有關規定確定是否提供閱、借。
　　（三）查閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，更不能泄漏或向外公布保密內容，違反者應視情節輕重予以批評教育乃至紀律處分。
　?。ㄋ模┙栌?、查閱文書檔案的單位或個人不得擅自復制檔案內容，確因工作需要必須從檔案中取證的，應請示檔案主管部門同意，才能復制。
　　（五）文書檔案一般不予借出，如必須借出使用時，要說明理由，經有關負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還，未經許可，不得私自轉借他人。逾期歸還者，需注明原因。
　?。C關檔案部門保管的檔案，主要供本機關和上級主管機關使用，對外提供利用需經上級主管機關批準。

　第二十二條　文書檔案的利用：
　?。ㄒ唬n案管理機構的工作人員應熟悉庫存檔案的大致內容，主動了解機關各項工作對檔案的利用情況，隨時做好提供利用的準備。
　?。ǘC關檔案部門必須編制“案卷目錄”，并根據利用工作的需要編制檔案著錄卡片或專題文件目錄（卡片）等。著錄標準按國家標準《檔案著錄規則》執行。
　?。ㄈC關檔案部門在向利用者提供檔案的同時，應根據需要附一張“檔案利用效果登記表”，利用工作結束后，由利用者如實填寫，以備存查。
　　（四）積極開展檔案史料的編研工作，為編纂《審計工作文件選編》積累材料。

　第二十三條　檔案統計
　　機關管理部門應對本機關文書檔案的立卷、歸檔、利用、人員變化等情況進行統計調查與統計分析，準確編制檔案工作情況統計表，并按規定及時上報有關部門。

　　　　　　　　　　　　 第五章　獎勵與處罰

　第二十四條　對機關檔案管理工作成績顯著或在檔案科學研究方面做出重要貢獻的單位和個人給予表彰和獎勵。

　第二十五條　對機關由于檔案管理不當造成丟失、損壞檔案材料者，視情節輕重，給予不同程度的行政處分。

　　　　　　　　　　　　　　第六章　附則

　第二十六條　本規定執行中的具體問題由審計署辦公廳負責解釋。

　第二十七條　本規定自印發之日試行。

附件２
　　　　　　　 審計署機關行政管理文件材料立卷歸檔暫行辦法

　　　　　　　　　　　　　　第一章　總則

　第一條　為搞好審計署機關行政管理文件材料的立卷歸檔工作，逐步實現檔案工作規范化，不斷提高科學管理水平，根據國務院辦公廳頒布的《國家行政機關公文處理辦法》和國家檔案局關于《機關檔案工作業務建設規范》的要求制定本辦法。

　第二條　本辦法所稱的“行政管理文件材料”，是指審計署在履行行政管理職能，辦理行政事務過程中所形成的文件材料。

　第三條　全署每年辦完的行政管理文件材料，由主辦單位于第二年上半年將文件的定稿、正件和有關材料整理立卷。

　第四條　需立卷的行政管理文件材料，應根據其特征、相互聯系和保存價值進行分類整理立卷，以便管理和查找利用。

　第五條　行政管理文件材料立卷的要求是齊全、完整和精煉。
　　一、齊全，指本單位應立卷歸檔的文件材料全部立卷歸檔；每份文件的定稿、正件和重要修改稿齊備完整。
　　二、完整，指以問題為中心，將有關文件材料收齊，使其內容連貫，事情來龍去脈清楚，文件載體整齊，不殘缺。
　　三、精煉，指對文件材料能分清主次，主要的立卷，次要的按保存價值的大小取舍。判定標準為：一是劃清審計文件與行政管理文件的界限。審計職能的文件立審計卷，管理職能的文件立文書卷；二是劃清本機關產生的文件與非本機關產生的文件的界限。本機關產生的文件立卷；非本機關產生的、與本機關職能活動無關的文件不立卷；三是對本機關產生的文件，要劃清主管與非主管的界限。本單位主管的立卷，非本單位主管的交主管單位立卷；四是劃清同組卷問題有關與無關的界限。與組卷問題有關的立卷，無關的不立卷；五是劃清注有重要內容的修改稿與一般修改稿的界限。前者立卷，后者不立卷。

　　　　　　　　　　　　第二章　材料收集范圍

　第六條　行政管理文件材料收集范圍如下：
　　一、黨中央、國務院和黨中央、國務院領導同志關于審計工作的指示、決定、規定、講話、題詞等。
　　二、審計署及署領導向黨中央、國務院的報告、請示、信件及上級的批示、批復、批轉文件（包括報紙、刊物轉載）等；
　　三、審計署黨組文件和黨組會議記錄；
　　四、審計署和署辦公廳制發的關于全國審計工作的法規性文件、決定、規定、通知及代國務院草擬的文件的報送稿；
　　五、審計署與有關單位聯合下發的指示、規定、通知和向國務院的請示、報告及上級的批復；
　　六、全國審計工作會議、省市區審計廳局長座談會、審計特派員會議和重要的全國性專業工作會議文件、會議記錄、錄音（像）磁帶、照片等。
　　七、審計署組織或反映與審計工作有關的重要活動的資料、音像、證書、有紀念意義和憑證性的實物等；
　　八、全國性審計工作的長遠規劃、年度計劃、任務、總結、統計報表、資料和考核材料、情況通報、經驗材料等；
　　九、審計署綜合成果、專題成果方案、總結、報告及通過鑒定的材料；
　　十、各特派員辦事處、駐國務院部門審計局和各省、自治區、直轄市及計劃單列市審計廳（局）報送的年度統計報表、重要情況請示、報告及署機關的批復、批件，對審計項目檢查的通知、結論；
　　十一、本署人員出國考察和邀請外國審計代表團訪華的有關文件材料；
　　十二、本署人員參加上級和有關部門召集的會議后帶回的與本署工作有關的文件材料；
　　十三、審計署向地方審計機關和有關部門征求意見的重要文稿及地方和部門的反饋意見；
　　十四、上級機關和有關部門向我署征求意見的重要材料；
　　十五、署務會議、署辦公會議、審計長會議記錄、紀要、值班簡報，審計要情、審計情況通報；
　　十六、審計署編印的各種簡報、通訊等；
　　十七、署機關黨委、紀委、團委和工會的年度工作計劃、總結、簡報、統計報表，黨委決定、黨委會會議決定、向上級的報告、請示及上級的批復，黨員組織關系介紹信及存根；
　　十八、署機關所屬事業單位、派出機構的建立、撤并、工作職責及印信啟用等文件材料；
　　十九、審計署關于干部調動、錄用、定職、考核、任免、晉升、晉級、工資變動、評定職稱、聘任、培訓、獎懲、離休、退休、退職、死亡、撫恤及干部統計報表等文件材料；
　　二十、署機關單位，各派出機構，各事業單位寫給署領導的請示、報告及領導的批復、批件；
　　二十一、署機關的財務預決算報表，對派出機構、所屬事業單位和地方審計機關的財務文件、資料及有關固定資產報表等；
　　二十二、審計署基建協議、圖紙、工資資料等；
　　二十三、重要的群眾來信來訪舉報及其有關材料；
　　二十四、審計署大事記、組織沿革、值班簡報、重要電話記錄等；
　　二十五、其它有保存價值的文件材料。

　第七條　不歸檔文件材料的范圍是：
　　一、上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，普發供參閱、不辦的文件材料；
　　二、上級或其他機關抄送的供參考的文件材料；
　　三、未經會議討論或領導審閱簽發的文件、電報的草稿，一般性文件的歷次修改稿和印刷過程中的各次校對稿；
　　四、反映一般性建議和意見的人民來信來訪材料；
　　五、機關內部互相抄送和不應行文的文件、介紹信等；
　　六、本機關負責人兼任外機關職務形成的與本機關無關的文件材料；
　　七、參加非主管機關召開的會議帶回的不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料；
　　八、非隸屬機關抄送的不需辦理的文件材料；
　　九、下級機關報送或抄報的未被批復的報告，未被采用的簡報、情況反映及不需備案的文件材料等；
　　十、越級抄送的一般的文件材料。

　第八條　屬收集范圍文件的定稿應有《公文處理程序》中規定的審批人簽字和機關印章，重要文件應有有關單位的意見和法定會議討論情況的材料。

　第九條　為使立卷工作能及時、順利地進行，立卷人員平時要做好文件材料的收集和整理工作，隨時將應立卷歸檔的文件材料收集起來，分類存放，以便屆時立卷。

　　　　　　　　　　　　　第三章　立卷規則

　第十條　行政公文材料的立卷實行“誰承辦誰立卷”的原則。

　第十一條　需立卷歸檔的文件材料，按年度和問題立卷。組卷時以問題為中心，使卷內文件聯系密切、問題單一、事由與結果清楚，年代與保管期限同一。
　　一、重要的或形成文件材料較多的事項，按問題立卷，一事一卷或一事數卷。
　　二、一般問題的文件材料按年度和類別組卷。
　　三、一事多卷的可按文件的主次或內容分別組卷。
　　四、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附年、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；同一事由的文件應合一立卷。
　　五、不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷?？缒甓任募M卷應遵循以下原則：
　?。ㄒ唬┮话阄募昴┬纬上乱荒臧l出的，在形成年度立卷。
　?。ǘ┱埵九c批復，在復文年度立卷，沒有復文的在請示年度立卷。
　　（三）年度計劃、總結、報表等，在針對年度立卷；總結與計劃寫在一起的，視文件內容的主次而定。重點是總結性的，在總結針對的年度立卷；重點是計劃性的，在計劃針對的年度立卷；長遠規劃，在針對的第一年度立卷；規劃總結，在針對的最后年度立卷。
　?。ㄋ模┛缒甓鹊奈募?，在辦完的年度立卷。
　　（五）會議文件，在會議開幕年度立卷。
　　（六）非訴訟案件，在結案年度立卷。
　?。ㄆ撸┺D發和批轉文件，按轉發和批轉機關發文時間確定。
　?。ò耍┢渌募?，根據具體情況確定組卷辦法。

　第十二條　卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。
　　一、一般文件按形成時間的先后順序排列，重要文件可按文件的重要程度結合時間順序排列。
　?。ㄒ唬┤珖詴h文件，領導講話、會議通過的決議、決定、紀要等重要文件在前，會議通知、名單、日程、典型材料、參閱材料、小組記錄等在后。
　?。ǘI性會議文件，領導講話、討論通過的專業性文件在前，會議通知等材料在后。
　?。ㄈ┏鰢疾?、參加國際會議、接待來訪的材料，考察報告、情況報告或情況簡報在前，其它材料按時間順序排列在后。