（保發(fā)（１９９６）２３３號　１９９６年１０月２３日） 　　機關(guān)各部門、各附屬機構(gòu)，中保財產(chǎn)保險有限公司、中保人壽保險有限公司、中保再保險有限公司：現(xiàn)將《中國人民保險（集團(tuán)）公司公文處理辦法》印發(fā)給你們，望遵照執(zhí)行。 附：　　　　　中國人民保險（集團(tuán)）公司公文處理辦法 第一章　總則 　　第一條　為使中國人民保險（集團(tuán)）公司（以下簡稱“中保集團(tuán)”）系統(tǒng)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國務(wù)院辦公廳１９９３年１１月２１日修訂的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國辦發(fā)〔１９９３〕８１號），結(jié)合全系統(tǒng)的實際情況，制定本辦法。 　　第二條　中保集團(tuán)的公文是在經(jīng)營管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、貫徹黨和國家的方針、政策，頒布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復(fù)問題，聯(lián)系商洽工作，開展業(yè)務(wù)，制定計劃，報告情況，總結(jié)經(jīng)驗，記載活動的重要工具，是各級機構(gòu)進(jìn)行正常工作和活動的有效手段。 　　第三條　各級公司的辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管本單位的公文處理工作。 　　第四條　辦公室和各部門應(yīng)根據(jù)工作需要配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。專職或兼職人員要樹立為機關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)、為業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)的思想，具有較好的文字水平和一定的專業(yè)知識，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作的態(tài)度，一絲不茍的工作作風(fēng)和堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律的組織觀念，努力做好公文處理工作。 　　第五條　各級公司要端正對公文處理工作的認(rèn)識，努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。 　　第六條　公文處理工作應(yīng)貫徹“黨政分開”的原則。凡屬業(yè)務(wù)性和行政性工作不要以黨組（委）名義行文；凡黨內(nèi)事務(wù)不以行政公文形式行文。 　　第七條　公文處理要做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。公文由文秘人員統(tǒng)一收發(fā)，傳遞，催辦、打印、用印、立卷、歸檔和銷毀。 　　第八條　中保集團(tuán)系統(tǒng)的公文處理辦法由集團(tuán)公司統(tǒng)一制定。子公司可根據(jù)中保集團(tuán)的公文處理辦法，并結(jié)合自身的實際情況制定實施細(xì)則。駐外機構(gòu)的公文處理辦法暫按現(xiàn)行辦法執(zhí)行。 第二章　公文主要種類 　　第九條　中保集團(tuán)公文種類主要有： 　　（一）命令（令） 　　適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政或業(yè)務(wù)的規(guī)章制度；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級機構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定。 　　（二）決定 　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排。 　　（三）指示 　　適用于對下級機構(gòu)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。 　　（四）通知 　　適用于批轉(zhuǎn)下級機構(gòu)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級機構(gòu)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。 　　（五）公告、通告 　　“公告”適用于向國內(nèi)外宣告重要事項或者法定事項。 　　“通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。 　　（六）通報 　　適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。 　　（七）報告 　　運用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。 　　（八）請示 　　適用于向上級機構(gòu)請求指示、批準(zhǔn)。 　　（九）批復(fù) 　　適用于答復(fù)下級機構(gòu)請示事項。 　　（十）函 　　適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。 　　（十一）會議紀(jì)要 　　適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。 第三章　公文格式 　　第十條　中保集團(tuán)的公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和時間等部分組成。 　　（一）發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。 　　（二）秘密公文應(yīng)當(dāng)由辦文單位根據(jù)秘密程度分別標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”，并按規(guī)定限定秘密期限，“絕密”、“機密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。 　　（三）緊急文件應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”；緊急電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。 　　（四）發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。公司發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號、用印，部門發(fā)文由本部門綜合處或文書工作人員統(tǒng)一編號、用印。 　　（五）中保集團(tuán)上報黨中央、國務(wù)院的公文，應(yīng)在首頁注明簽發(fā)人姓名；子公司上報集團(tuán)公司的重要公文也應(yīng)注明簽發(fā)人姓名。 　　（六）公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，包括公文主題和文種。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。 　　（七）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。如果公文本身是專門頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)某一文件的，則文末不必再寫“附件”。 　　（八）公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦單位加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 　　（九）成文時間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，特殊情況以印發(fā)日期為準(zhǔn)，電報，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。 　　（十）文件應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容標(biāo)注主題詞。 　　（十一）文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。 　　第十一條　公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)Ａ４型（長２９７毫米、寬２１０毫米），也可用１６開型作為過渡（長２６０毫米、寬１８４毫米）。左側(cè)裝訂。 　　第十二條　主題詞、抄送單份、印發(fā)單位和時間打印在公文最后一頁底端。 第四章　行文規(guī)則 　　第十三條　各級公司可以根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文，可以與當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)部門互相行文。 　　第十四條　同級機構(gòu)可聯(lián)合發(fā)文。上級公司的部門可以和下級公司聯(lián)合行文。 　　第十五條　根據(jù)國務(wù)院的有關(guān)規(guī)定，中保集團(tuán)在中央、國務(wù)院和各部委及直屬機構(gòu)開立公文戶頭，子公司一般不直接對中央、國務(wù)院行文。 　　第十六條　以中保集團(tuán)名義上報下發(fā)的文件應(yīng)由中保集團(tuán)總經(jīng)理或授權(quán)的副總經(jīng)理簽發(fā)。 　　第十七條　原則上實行逐級行文，但根據(jù)職責(zé)和工作需要，集團(tuán)公司及其各部門可與子公司所轄分公司相互行文，并同時抄送有關(guān)子公司。 　　第十八條　集團(tuán)公司、子公司的各部門均可對下行文。機關(guān)各處室不得對下行文。要建立核稿制度，并按公文的簽發(fā)權(quán)限簽發(fā)文件。 　　第十九條　子公司下發(fā)的重要文件應(yīng)抄報中保集團(tuán)。 　　第二十條　子公司各部門可就本部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作向集團(tuán)有關(guān)部門行文，何不能直接對集團(tuán)公司報送文件。 　　第二十一條　“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級機構(gòu)。除特殊情況外，“請示”不得直接送個人。“報告”中不得夾帶請示事項。 　　第二十二條　下級機構(gòu)向上級機構(gòu)報送請示時，涉及幾個部門的，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄送單位，由主送單位負(fù)責(zé)答復(fù)。上級機構(gòu)在批復(fù)下級機構(gòu)的請示時，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其他上級機構(gòu)。 　　第二十三條　經(jīng)批準(zhǔn)在報刊上全文刊發(fā)的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。同時，由發(fā)文單位印制少量文本，供存檔備查。 第五章　公文辦理 　　第二十四條　公文處理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。 　　第二十五條　公司收到的文件（署名部門的除外）統(tǒng)一由辦公室辦理。需要辦理的公文，辦公室應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，或送有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時限。 　　第二十六條　承辦單位應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職責(zé)范圍或者不適宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。 　　第二十七條　凡涉及其他部門的問題，主辦單位應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商、會簽。上報的公文，如經(jīng)協(xié)商，有關(guān)方面意見仍不一致時，要如實反映情況，并附上不同意見。 　　第二十八條　公文催辦、查辦應(yīng)做到： 　　（一）送領(lǐng)導(dǎo)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，由辦公室負(fù)責(zé)催辦、查辦。力求做到不積壓、不誤傳，防止漏辦和延誤。 　　（二）承辦人員對承辦的文件必須認(rèn)真抓緊處理。特急件應(yīng)隨到隨辦。對不能及時處理或答復(fù)的文電，應(yīng)先以電報、便函或聯(lián)系單答復(fù)對方；需延時處理的應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得無故拖延。 　　（三）對重要文件，應(yīng)當(dāng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。 　　第二十九條　草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： 　　（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。 　　（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。 　　（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。不要寫“去年”、“上月”、“昨天”，或不寫年只寫月、日。年份要完整表述，如“１９９６”不能寫成“９６”。 　　（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“１”，第四層為“（１）”。 　　（五）必須使用國家法定計量單位。 　　（六）用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。 　　（七）草擬公文，要按規(guī)定填寫發(fā)文專用紙，審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。 　　（八）草擬電報應(yīng)堅持“一事一電”、“明來明復(fù)”、“密來密復(fù)”的原則，要注明發(fā)往地點、接收單位，文末要寫明落款和日期，外文字母要大寫。 　　（九）草擬、修改、審批和簽發(fā)公文，一律用鋼筆或毛筆，禁止用鉛筆或圓珠筆等容易褪色、涂改的書寫工具。書寫要工整易認(rèn)。不得在文稿裝訂線外書寫。 　　第三十條　公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 　　第三十一條　關(guān)于報送文件的要求如下： 　　（一）明確公司和部門的工作職責(zé)，凡屬職責(zé)范圍內(nèi)的事情，一律自行解決，不必向上級公司請示；凡可自行下達(dá)或與有關(guān)部門聯(lián)合下達(dá)的文件，不要報請上級公司批轉(zhuǎn)。 　　（二）以公司部門名義召開會議所形成的文件，上級公司一般不予批轉(zhuǎn)，其中如有請示內(nèi)容，應(yīng)單獨辦理。 　　（三）中保集團(tuán)報送文件的具體要求如下： 　　１．請示：中保集團(tuán)向黨中央、國務(wù)院的請示報送１５份，接見外賓的請示報送５份。子公司向集團(tuán)公司的請示報送３份，凡需集團(tuán)公司有關(guān)部門批復(fù)或答復(fù)的，送有關(guān)部門辦理；凡需集團(tuán)公司批復(fù)或答復(fù)的，送集團(tuán)公司辦公室辦理。 　　２．報告：中保集團(tuán)向黨中央、國務(wù)院的報告報送１５份；子公司向集團(tuán)公司的報告報送３份（總結(jié)性的和綜合性的工作報告送集團(tuán)公司辦公室；單項報告送有關(guān)部門，重要的、涉及面大的同時抄送集團(tuán)公司辦公室）。 　　３．簡報類：中保集團(tuán)報送黨中央、國務(wù)院３０份；抄送有關(guān)部門１至２份；子公司報送集團(tuán)公司５份（統(tǒng)一送集團(tuán)公司辦公室）。 　　４．條款、規(guī)章：中保集團(tuán)報送國務(wù)院２５份（規(guī)章）；子公司報送集團(tuán)公司５份（送有關(guān)部門的由有關(guān)業(yè)務(wù)部門分送辦公室２份）。 　　５．子公司抄送集團(tuán)公司的文件，抄送辦公室２份，由辦公室分送有關(guān)部門１份。 　　第三十二條　公文應(yīng)該由本單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 　　（一）以中保集團(tuán)名義發(fā)出的文件由總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽發(fā)。報送黨中央、國務(wù)院以及發(fā)往系統(tǒng)的涉及全局性工作的文件由黨組書記、總經(jīng)理簽發(fā)。 　　（二）公司黨組文件，由黨組書記、副書記或分管該項工作的黨組成員簽發(fā)，黨組重要文件由書記簽發(fā)。 　　（三）各部門的文件由部門總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽發(fā)，其中重要文件由總經(jīng)理簽發(fā)。 　　（四）擬稿人不能簽發(fā)自己起草的文件。 　　第三十三條　公文送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。以部門名義發(fā)文也應(yīng)建立核稿制度。審核的重點是： 　　（一）是否需要行文，以及用哪級機構(gòu)名義行文。 　　（二）是否符合黨和國家的法律、法令、方針、政策和有關(guān)規(guī)定，同當(dāng)前工作中心和其他有關(guān)文件有無矛盾、脫節(jié)，同公司已發(fā)布的文件有無矛盾和重復(fù)。 　　（三）解決問題的意見、辦法、措施是否可行，涉及其他部門的問題，是否與有關(guān)部門、地區(qū)協(xié)商、會簽。 　　（四）文字表達(dá)、文種使用、公文格式應(yīng)符合本辦法的有關(guān)規(guī)定，內(nèi)容雜亂，文字過長的應(yīng)進(jìn)行加工修改；涂改勾劃較亂的，應(yīng)由經(jīng)辦人員清稿后再送領(lǐng)導(dǎo)審批。 　　第三十四條　上級單位的秘密公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)下一級機構(gòu)負(fù)責(zé)人或辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印，翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、復(fù)制。 　　第三十五條　秘密公文收發(fā)和處理要做到： 　　（一）秘密文件按照保密要求傳遞、收發(fā)和處理，絕密文件必須由機要室統(tǒng)一收發(fā)和處理。 　　（二）傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保秘密安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密公文不得利用計算機、傳真機傳輸。 　　（三）轉(zhuǎn)發(fā)秘密文件應(yīng)注明相應(yīng)的密級和期限，不得以文件形式回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)密碼電報。 　　（四）嚴(yán)格管理密碼電報，不準(zhǔn)擅自抄錄、復(fù)制。確因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)可將重點抄錄在秘密記錄本上，使用完畢立即上交。 　　第三十六條　印章使用應(yīng)遵守以下規(guī)定： 　　（一）印章要確定專職部門和專職人員管理，使用印章要嚴(yán)格執(zhí)行審批和登記制度。公司印章，必須由正、副總經(jīng)理或辦公室主任簽字后方可使用；公司黨組印章，必須由黨組（委）成員簽字后方可使用。例行報表加蓋主管業(yè)務(wù)部門公章。 　　（二）公文蓋章時必須檢查原稿是否經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)核簽，聯(lián)合發(fā)文的文頭上，簽發(fā)人署名是否標(biāo)明等。印章要蓋得清晰端正，嚴(yán)防錯蓋、漏蓋，嚴(yán)禁在空白介紹信、空白獎狀及空白紙上蓋章。 　　第三十七條　打印、校對應(yīng)做到： 　　（一）繕印的文件，必須符合公文規(guī)定格式，排列整齊，清晰美觀，份數(shù)準(zhǔn)確。 　　（二）繕印文件，一般應(yīng)根據(jù)先急后平，先公文后資料的原則予以安排。如緩急程度相等，應(yīng)按照先上報后下發(fā)，先公司發(fā)文后部門發(fā)文的順序安排繕印。 　　（三）校對要準(zhǔn)確無誤，一般文件校對１至２次；重要文件應(yīng)校對３次；上報文件和重要報表應(yīng)由經(jīng)辦人親自校對。校對中發(fā)現(xiàn)原稿有問題時，應(yīng)及時同有關(guān)人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動（不涉及內(nèi)容的技術(shù)性問題除外）。 　　第三十八條　公文傳遞要準(zhǔn)確、迅速、安全、保密，并要有嚴(yán)格縝密的登記手續(xù)。發(fā)出的公文要根據(jù)內(nèi)容需要注明密級和緩急程度，帶密級的文件通過機要通信傳遞，絕密件要在封皮上加蓋密封戳。 第六章　公文立卷、歸檔和銷毀 　　第三十九條　各級公司應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中國人民保險公司檔案管理辦法》的規(guī)定，建立、健全立卷歸檔制度。各部門的綜合部門負(fù)責(zé)做好并督促本部門各處、室的立卷歸檔工作。 　　第四十條　為確保檔案資料的齊全、完整，應(yīng)將處理完畢的公文（包括公文定稿、正本和有關(guān)材料）及時收集、整理、分類、立卷。 　　第四十一條　公文立卷，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理，要正確反映公司主要政務(wù)、業(yè)務(wù)狀況，有利于保管和利用。 　　第四十二條　聯(lián)合辦理的公文，主辦單位將定稿和正本立卷歸檔，其他單位只保存正本。 　　第四十三條　案卷應(yīng)準(zhǔn)確確定保管期限，按照《中國人民保險公司檔案管理辦法》第三章第十五條規(guī)定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 　　第四十四條　沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。 第七章　附則 　　第四十五條　本辦法自１９９６年１１月１日起施行，過去有關(guān)公文處理的規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。本辦法由中保集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)解釋。