（法[辦]發[1991]46號　1991年12月24日） 第一章　總則 　　第一條　為了加強人民法院行政文書檔案的標準化、規范化建設，統一立卷歸檔方法，不斷提高科學管理水平，有效地為審判工作和其他各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《機關檔案工作業務建設規范》等有關規定，結合人民法院行政文書的實際情況，制定本辦法。 　　第二條　人民法院行政文書的立卷歸檔工作，由文書處理部門負責。 　　第三條　本辦法適用于人民法院（含專門法院）除訴訟文書以外的各種行政文書（含黨、政、工、團等文書）的立卷歸檔。 第二章　行政文書材料歸檔和不歸檔的范圍 　　第四條　凡是反映人民法院工作活動，具有查考利用價值的文書材料，均屬必須歸檔范圍。 　　1．上級法院，上級或同級黨委、人大、政府召開的會議，制發的文件（含轉發本院文件）本院需要貫徹執行的，檢查本地區、本院工作形成的，以及任免、獎懲本院工作人員的文件，領導人講話。 　　2．本院黨組會議、院長辦公會議、院務會議、審判委員會會議記錄，以及召開各項專業會議的文件材料。 　　3．本院制發（含與其他機關聯合制發）的各種正式文件的簽發稿、印制件及重要文件的修改稿，代上級機關起草并被采用的文件的最后草稿和印制件。 　　4．本院（含院內各職能部門）在工作活動中形成的計劃、報告、總結、統計報表和條例、辦法、章程、制度、簡則等重要文件材料。 　　5．本院黨、團、工會、婦女等組織召開代表大會，及在工作活動中形成的重要文件材料。 　　6．本院領導人在公務活動中形成的信件、電報、電話記錄等重要文件材料。 　　7．同級機關和非隸屬機關制發本院需要執行的，檢查本院工作以及與本院聯系、洽商工作形成的重要文件材料。 　　8．下級法院報送的重要的工作計劃、報告、總結、請示、典型材料、統計報表。 　　9．其他必須歸檔的文件材料。 　　第五條　凡重份的，事務性的，只起臨時性、參考性作用，無查考利用價值的文書材料，不需歸檔。不需歸檔的文書材料，由各部門造具清冊，經部門負責人審批后銷毀。 　　不需歸檔的文書材料有： 　　1．上級法院、上級或同級黨委、人大、政府普發或抄送供本院工作參考的文件，征求意見的未定稿以及任免、獎懲與本院無關工作人員的文件材料。 　　2．本院的重份文件（含院內各部門間互相抄送的文件），一般文件的草稿及修改稿。 　　3．無查考利用價值的、事務性的，只起參考作用的臨時性文件，一般的人民來信。 　　4．本院領導人兼任其他機關職務形成的與本院工作無關的文件材料。 　　5．非主管機關召開的會議、制發的文件本院不需貫徹執行的，無查考利用價值的文件材料。 　　6．非隸屬機關抄送的，不需辦理的和一般性的文件材料。 　　7．下級法院的《工作簡報》、《情況反映》，各種信息、刊物以及不應抄報、不必備案的文件材料。 　　8．其他不需歸檔的文件材料。 第三章　行政文書材料的立卷 　　第六條　各級人民法院必須指定專人專管或兼管行政文書材料的立卷工作。立卷工作，文書處理采取分散形式的，由院內各職能部門負責；文書處理采取集中形式的，由辦公室或研究室負責。 　　第七條　行政文書材料的立卷工作，按照分類方案進行。各級人民法院應根據本院內部組織機構的業務范圍和職責分工，采取“年度-組織機構-問題”的結構形式，參照《人民法院行政文書檔案保管期限表》條款，編制本院的分類方案；文書處理采取集中形式的，可用《人民法院行政文書檔案保管期限表》代替分類方案。文件辦理完結后，按照分類方案“對號入座”，分類立卷。 　　第八條　分類方案的每一條款，就是一組文件的組合。條款的擬制，應符合“遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用”的總要求，正確運用作者、問題、名稱、時間、地區、通訊者六個特征，合理組合。 　　第九條　立卷歸檔行政文書材料的種類、份數，每份文件的頁數，均應齊全、完整。正件與附件、印制件與定稿、請示與批復、轉發件與原件、多種文字形成的同一文件，均應分別立在一起，文電應合一立卷歸檔。 　　第十條　立卷歸檔的文書材料，應放在文書內容針對的年度，不同年度的文書一般不得放在一起。跨年度的請示與批復在復文年，沒有復文的放在請示年，跨年度的會議，放在會議開幕年，跨年度的規劃、總結，分別放在內容針對的第一年或最后一年，頭年總結與次年計劃寫在一起的，應予分存印制件，定稿放在總結針對年，非訴訟案件，放在結案年。 　　第十一條　立卷歸檔的文書材料，按照本院與文書制發機關的關系，分為上級、本院、同級和下級，不同級別的文書，應適當分開立卷，與本院有緊密聯系的文書，不得分開。 　　不同保管期限的文書材料，一般也應分開立卷。 　　第十二條　文書材料立卷，必須分類準確，口徑統一，前后保持一致。一文涉及兩個以上問題的，應放在反映主要問題的卷內，卷內文書材料過多的，可適當分開立卷。 第四章　行政文書卷宗的裝訂與編目 　　第十三條　卷內的文書材料，必須依其形成的規律和特點進行系統排列。通常是：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印制件在前，定稿在后；轉發件在前，原件在后；非訴訟案件結論性材料在前，依據性材料在后，其他文書材料，按重要程度或時間順序排列。 　　第十四條　卷內文書材料，應按排列順序，用阿拉伯數字在有文字或圖表的畫面頁上，逐頁依次編號。頁號的位置，統一在每頁正面的右上角，背面的左上角。 　　不裝訂的卷宗，應在每份文書首頁的右上角加蓋檔號章，逐件編號。 　　第十五條　卷內文書目錄的編制，卷內目錄，由順序號、文號、責任者、文書題名、文書日期、所在頁號和備注等項目組成。 　　1．順序號。填寫卷內文書排列先后順次的序號。 　　2．文號。填寫文書制發機關的發文號。 　　3．責任者。即文書作者，填寫文書的署名者。 　　4．題名。即文書標題，一般應照實抄錄。沒有題名或原題名不能反映文書內容的，可在原題名后寫上自擬題名，外加方括號〔　〕。 　　5．文書日期。填寫文書制成日期。 　　6．所在頁號。卷內文書材料所在頁的編號，除最后一件需填寫起止號外，其余可填寫起號。 　　7．備注。對卷內文書材料變化所作的說明。 　　卷內文書目錄一式兩份，一份訂入卷內；一份歸檔后匯編全引目錄。 　　第十六條　卷內備考表的編制。卷內備考表，由本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷日期等項目組成。 　　1．本卷情況說明。填寫卷內文書缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 　　2．立卷人。由責任立卷者簽名。 　　3．檢查人。由案卷質量審核者簽名。 　　4．立卷日期。填寫立卷完成的日期。 　　第十七條　卷宗封面的填寫。卷宗封面應一律用毛筆或鋼筆填寫，體式要一致，文字要規范，字跡要工整、清晰。 　　卷宗封面，由全宗名稱、類目名稱、卷宗題名、時間、保管期限、件頁數、歸檔號、檔號組成。 　　1．全宗名稱。填寫立檔人民法院的全稱。 　　2．類目名稱。填寫分類方案的第一級類目名稱。按“年度-組織機構-問題”分類的，填寫卷宗所屬組織機構；按“年度-問題”分類的，填寫卷宗所屬類別。 　　3．卷宗題名。即卷宗標題。一般由責任者、問題、名稱三要素組成，結構要完整，文字要簡煉、明確，能準確地概括卷內文書材料的制發機關、內容和文種。 　　責任者的擬寫。卷內責任者不多的，可一一標出。責任者較多，可擇其中主要的標出：法院與其他機關的聯合發文，可只標法院；黨委、政府及其所屬職能部門，可只標黨委、政府。責任者名稱過長的，可采用通用簡稱。但不能使用“本”、“省”、“市”等概念不清的語句。 　　問題的擬寫。文字要簡煉，概括要準確，對永久和長期保存的卷宗，應力求單一。 　　文種的擬寫。文書名稱不多的，可標出；文書名稱較多的，可按名稱的重要程度順序，兼顧不同性質名稱，標出二三個即可。 　　4．時間。卷內文書材料所屬的起止年月。 　　5．保管期限。立卷時對卷宗劃定的保管期限。 　　6．件、頁數。裝訂的卷宗卷內總頁數或不裝訂的卷宗卷內的總件數。 　　7．歸檔號。立卷人填寫的文書處理號。 　　第十八條　卷宗的裝訂必須牢固、整齊、美觀，便于保管和利用。卷宗裝訂前必須去掉金屬物，對破損和訂口有字跡的要托裱和接邊，字跡擴散的要復制，過大的要按十六開折迭。以地腳和翻口取齊，用三孔一線裝訂，長度為160毫米左右。 第五章　卷宗目錄的編制與歸檔 　　第十九條　人民法院的行政文書卷宗，必須按照分類方案分類，區別不同的保管期限，兼顧卷宗之間的聯系和重要程度進行排列，依次編定歸檔號，以固定卷宗位置。 　　卷宗的分類方案和排列方法必須統一，前后應保持一致，不能隨意改動。 　　第二十條　編制卷宗目錄。編定歸檔號的卷宗，應依次載入卷宗目錄，一份目錄內，不得出現重復的卷宗號。 　　第二十一條　卷宗目錄一式三份。文書處理部門向檔案管理部門歸檔時，必須按照卷宗目錄逐卷點交，由雙方簽字后，二份交檔案管理部門，一份由文書處理部門保存。 　　第二十二條　人民法院當年的行政文書檔案，必須于次年六月底前向本院檔案管理部門歸檔。 第六章　附則 　　第二十三條　各高級人民法院在必要時可根據本辦法規定和本地區的實際情況，制定補充辦法，并報最高人民法院備案。