由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財務等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會關系，涉及了大量的法律專業(yè)問題。所以，企業(yè)應專門成立法律顧問部門，來統(tǒng)一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。那么，作為一個企業(yè)的合同審核，到底該如何來審核和管理合同呢？筆者根據(jù)自身的從事法律顧問和法律糾紛處理的經(jīng)驗，對合同的審核和管理主要應從以下幾個方面著手：
第一，企業(yè)應成立一個合同管理部門，統(tǒng)一歸口審核和管理各業(yè)務部門、各單位分口管理的模式。對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監(jiān)督、檢查和指導的職責。具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業(yè)務部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個分公司、駐外機構)作為合同二級管理單位，負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報有關合同的執(zhí)行情況。要使該統(tǒng)一合同管理模式有效運行，則必須要建立健全的企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。在這個統(tǒng)一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：
其一，對企業(yè)公章或合同章的保管。根據(jù)我國當前對企業(yè)公章和合同章的使用規(guī)定，企業(yè)的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說，企業(yè)公章等于企業(yè)的簽字。在合同中，就算沒有企業(yè)法定代表人或者授權人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認為，該企業(yè)已經(jīng)認可了該合同的有關條款，該合同對該企業(yè)就有了法律的約束力。當然，如果是企業(yè)內(nèi)部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業(yè)無須承擔責任。《最高人民法院關于企業(yè)職工利用本單位公章為自己實施的民事行為擔保企業(yè)是否應承擔擔保責任問題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號）對此有規(guī)定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業(yè)對此負有舉證的義務，這點在實際上是有相當?shù)睦щy的。
其二，對企業(yè)職工合同簽訂授權的管理與控制。幾乎所有的企業(yè)都會存在這個問題，由于市場經(jīng)濟的各類信息變幻莫測，許多機會瞬間即逝，因此，企業(yè)不可能將所有的合同簽訂都集中于企業(yè)的某人身上，這就會產(chǎn)生權力授予與權力控制的矛盾，如何來制衡該矛盾，是企業(yè)管理機制的問題，不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權力，以避免表見代理的產(chǎn)生，避免對企業(yè)帶來被動的局面。在實際操作過程中，企業(yè)往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預先給于相當數(shù)量的蓋有企業(yè)公章的空白介紹信或者蓋有企業(yè)公章的格式合同，以方便其在適當?shù)臅r候簽訂合同。這其實就是企業(yè)的一種授權行為，但是很不完善的。因為，企業(yè)在授權的同時，對其的權力行使的上限并沒有公示，這就會很容易產(chǎn)生狹義無權代理或表見代理行為。因此，筆者建議，企業(yè)應在空白介紹信中明確規(guī)定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷售代表或該分公司有權獨立簽訂合同的時間期限。這樣就可以有效防止狹義無權代理或表見代理行為的發(fā)生。在他們的職務停止或者調(diào)整崗位后，一定要確保將原先預先給他的空白介紹信、授權委托書和空白的蓋有企業(yè)公章的格式合同及時上繳，同時務必以最快的速度通知和他有業(yè)務往來的關系客戶。
其三，對企業(yè)的被解聘主要負責人的防范。如果企業(yè)解聘企業(yè)的負責人比如說總經(jīng)理，則應在解聘的同時在公開化的媒體上公告，并應及時明確告知與企業(yè)有主要或者重要經(jīng)濟往來關系的客戶，以防止表見處分的發(fā)生。
第二，把合同分類，對重要的合同要做重點審核和管理
一般地說，企業(yè)的重大合同主要有：合作發(fā)展合同、企業(yè)購并合同、聯(lián)營合同，獨家代理協(xié)議、重大技術改進或技術引進合同、涉及擔保的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同、金額巨大的購銷合同等。由于這些合同涉及到企業(yè)的重要經(jīng)濟利益，對企業(yè)的發(fā)展有著至關重要的影響，因此，在簽訂合同過程中，一定要把這些合同挑出來，做為合同的重點審核和管理對象，從合同的項目論證、對方當事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都應有法律顧問部門的主要人員的參與，嚴格管理和控制，預防合同糾紛的發(fā)生，有效維護企業(yè)合法權益。
第三，合同審核的主要內(nèi)容
合同內(nèi)容豐富多樣，合同的條款可以從幾條到上百甚至上千條。因此，對任何一個合同的審核，都應做到有的放矢，對主要的內(nèi)容和重要的條款作主要的審核。合同的主要內(nèi)容，根據(jù)合同法的規(guī)定，主要包括：當事人的名稱或者姓名和住所；合同要履行的標的物；標的物數(shù)量；標的物質量；標的物價款或者需要支付的報酬；履行期限，履行的地點和履行的方式；違約責任；解決爭議的方法。筆者以為，重要的審核內(nèi)容主要包括以下幾方面：
一、對合同當事人身份和資格的審查。這是合同審核中首先要確認的問題，也是防止合同詐騙的最有力的防范措施。因為合同當事人的身份和資格直接關系到合同簽訂后是否有效是否能真正履行的先決條件。
首先，應要求對方出示企業(yè)營業(yè)執(zhí)照，本人的授權委托書及本人的身份證。還要對企業(yè)的生產(chǎn)資格進行審查。比如說，房地產(chǎn)項目的，則一方必須要有房地產(chǎn)資格；特種機電設備生產(chǎn)的，則需要特種機電設備生產(chǎn)許可證；如果是藥品的，則需要相應的國家藥品生產(chǎn)的許可證，否則，就算合同簽訂了也常常會無效。
其次，如果是重大的合同，那么，企業(yè)在簽訂合同之前，應派遣相關人員去對方所在地進行審查，考察團的人員應是企業(yè)高級管理人員+主管負責人+專業(yè)技術人員+法律人士+財務人員等的綜合組成。這種審查并不僅僅是對對方企業(yè)表面化的考察，而是應對對方提供的各類執(zhí)照、證件、資格證、許可證、財務報表等進行仔細的審查。
在對企業(yè)本身審查的同時，還應去法院調(diào)查核實該企業(yè)是否存在訴訟案件，去工商行政管理局調(diào)查核實該企業(yè)的年檢注冊和歷年的獎罰情況，去土地管理部門和房屋管理部門調(diào)查核實該企業(yè)是否存在不動產(chǎn)的抵押擔保，去稅務局調(diào)查核實該企業(yè)是否存在拖延繳納稅費或者是否還有稅費沒有及時上繳情況，去環(huán)保局調(diào)查核實是否存在嚴重污染環(huán)境的行為等。以上幾個方面的實地調(diào)查核實的信息，都是公開化，因此，企業(yè)只要稍微認真，就不難對此進行實地審查，但對企業(yè)銀行帳號的查詢則是不容易的。
當然，以上幾個方面的調(diào)查核實，因合同的內(nèi)容側重也就不同。比如說，如果是合作發(fā)展項目，那么對繳納稅費的情況調(diào)查是必要的；如果是引進生產(chǎn)線，那么對該生產(chǎn)線的環(huán)保限制調(diào)查必須要詳細化。如果是房地產(chǎn)項目合作開發(fā)，那么對該房地產(chǎn)項目的土地審批的相關手續(xù)是否齊全和是否設立過抵押擔保的調(diào)查則要盡可能詳細。
二、對合同標的物符合國家各項標準（產(chǎn)品質量、衛(wèi)生防疫等）的審查。這種審查主要是幫助企業(yè)對對方產(chǎn)品質量的一種表面化理解。企業(yè)不應該只相信對方提供的各類許可證和證件，而應根據(jù)對方提供的相關證件，通過電話咨詢、委托異地審查或者實地考察等方式予以實際審核。
三、價款的支付審查
對價款的如何有效的約定，會直接影響到對方履行合同的心態(tài)，直接關系到合同是否會順利履行。產(chǎn)品銷售方，則應審查對方是否有按時支付合同款的能力，應避免出現(xiàn)先供應產(chǎn)品后收款的情況，尤其應注意避免出現(xiàn)“貨到后付款”之類的低級錯誤。產(chǎn)品買受方，則應要求價款的支付應與產(chǎn)品的供應量和供應時間相配應，應盡可能避免出現(xiàn)價款先支付后提供產(chǎn)品的條款。
四、違約責任的約定
我們可以說，違約條款的如何約定，直接反映出該合同的質量如何，也直接反映了該合同可以順利履行的可能性。根據(jù)筆者多年的法律服務實踐，合同對違約條款的約定越簡單，就越容易出現(xiàn)法律糾紛。我們經(jīng)常會看見合同中關于違約責任的這么約定：雙方應嚴格履行本合同，如一方有違約，則另一方根據(jù)法律規(guī)定追究其違約責任。稍微懂法律知識的人，都知道，這樣的約定，對于保障合同的履行是起不了任何積極意義的。合同法早就有規(guī)定，合同違約，違約方當然必須要承擔違約責任，賠償對方的經(jīng)濟損失。這是法定義務，無須要當事人在合同中約定。但如果賠償、如何計算經(jīng)濟損失等這些最重要的問題都沒有涉及，則會對守約方追究違約方的違約責任造成很大的障礙，而這也是違約責任的審核的核心所在。
在前面合同的概念中，我們就講到過，如果當事人沒有在合同約定明確的違約金或著違約金的計算方法，那么，一旦違約，守約方就無法直接向對方索賠。守約方如要想對違約方索賠，那么，他首先要證明自己確實受到了經(jīng)濟損失，其次他還應證明自己的經(jīng)濟損失是因為對方的違約而導致的，再次他還應計算出自己受到經(jīng)濟損害的具體數(shù)額，該數(shù)額必須用貨幣價值來反映。滿足以上三個方面，他才可以向法院主張違約方的承擔違約責任。而在法庭上，他還要面對違約方的質證和抗辯，這些都無疑大大增加了他索賠的難度。
這里舉個例子：如某甲公司因乙公司延期交付某設備而導致其錯過了一次絕好的市場機會。于是，甲公司向乙公司索賠他的經(jīng)濟損失（包括可得利益），他提供的索賠理由如下：（1）如果乙公司按期交付該設備的話，那么根據(jù)該設備的日生產(chǎn)量，每日可以生產(chǎn)1000個產(chǎn)品；（2）該產(chǎn)品在8月、9月、10月這三個月中，市場處于供不應求，每個可以銷售的利潤為100元。（3）根據(jù)以上數(shù)量乘加得到200萬的利潤。如果甲公司要讓法院支持他的索賠理由，那么他至少還應提供以下證據(jù)：（1）該設備自交付起至正常開工調(diào)試日期需要多長時間；（2）該設備每日生產(chǎn)1000個產(chǎn)品是正常狀態(tài)、滿負荷、超負荷下生產(chǎn)：（3）該設備每日生產(chǎn)1000個產(chǎn)品的參照值依據(jù)；（4）該產(chǎn)品三個月的市場供不應求的依據(jù)；（5）甲公司的市場營銷售能力、市場占有率、市場影響力、企業(yè)的知名度等，即證明生產(chǎn)出來的產(chǎn)品可以銷售出去多少的依據(jù)。因為，如果消費者不知道你或者不熟悉，那么，即使再暢銷的產(chǎn)品，你生產(chǎn)的的產(chǎn)品再好，也會存在無法銷售或者銷售障礙情況。（6）每個產(chǎn)品銷售利潤的依據(jù)，是甲公司的生產(chǎn)利潤還是社會平均利潤率。等等。以上6個方面的取證，甲公司自己說了不算數(shù)，還必須獲得社會相關權威部門的認可。這樣，對甲公司來說簡直是比登天還難。當然，法院在審判時通常會利用自由裁決權，很少會如此精確審判。但假如你的證據(jù)無法做到真實無誤，讓對方難以反駁，那么，你在法庭上，就很難面對對方的質證，這顯然會使自己處于不利之地。
要解決該問題，最簡潔最有效的辦法就是雙方在合同中約定違約金或者違約金的計算方法。比如，在以上案例中，甲公司可以在簽訂合同時，根據(jù)該設備交付后每日生產(chǎn)的數(shù)量，結合銷售市場，大致估算下每日可以獲得的毛利潤，然后約定：如乙方逾期交付，則每日應向甲方支付多少元的違約金。這樣，只要對方一旦違約，甲方就可以直接向對方索賠該違約金。只要該違約金的約定不是過高，法院是很難不支持的。而且就算是違約金過高實際利潤，那也是要對方來舉證。法院在調(diào)整違約金過高或過低時是很謹慎的，但不會判定說，因違約金過高或過低而該條款無效。這就是為什么合同的違約條款的約定的越具體越詳細，越可以保證合同的順利履行的關鍵所在。
五、合同爭議解決方式的審核
一旦發(fā)生違約情形，采用何種方式來解決爭議糾紛就顯得非常重要。根據(jù)前面講到的，當前解決合同爭議糾紛，主要是仲裁或訴訟。由于我國當前的地方保護主義的存在，因此，仲裁或訴訟的地點尤其顯得重要。筆者建議在合同中，應盡可能選擇在企業(yè)本地訴訟或者仲裁，寧愿在其它方面作出些讓步。如果合同中沒有約定或者約定不明確的，根據(jù)法律規(guī)定，當事人可以選擇訴訟地的，那么，一旦雙方爭議無法協(xié)商一致，企業(yè)就應盡快先向有利自己的法院提起訴訟，以求得有利于自己的法院管轄權。
第四、合同簽訂后監(jiān)督和管理
1、應充分注意合同的法定期限和約定的期限。主要是指企業(yè)因超過法定規(guī)定的期限而喪失合同法規(guī)定的一些法定權利的行使權。合同法中有許多法定權的行使都有明確的期限的，超過該期限，行使權也就喪失了。而實際上，所有這些期限的規(guī)定，對企業(yè)履行合同都是有相當大的影響的。因此，企業(yè)應定期經(jīng)翻閱和審核合同備案件，一旦發(fā)現(xiàn)問題就及時向領導匯報，并采取相應的補救措施。
比如合同法第54條規(guī)定：“當事人一方因重大誤解訂立的或在訂立合同時顯失公平的，有權請求人民法院或者仲裁機構變更或者撤銷；一方以欺詐、脅迫的手段或者乘人之危，使對方在違背真實意思的情況下訂立的合同，受損害方有權請求人民法院或者仲裁機構變更或者撤銷。”在54條中又規(guī)定：具有撤銷權的當事人自知道或者應當知道撤銷事由之日起一年內(nèi)沒有行使撤銷權，則該撤銷權消滅。
比如合同法第158條關于對產(chǎn)品數(shù)量和質量檢驗的規(guī)定：當事人沒有約定檢驗期間的，買受人應當在發(fā)現(xiàn)或者應當發(fā)現(xiàn)標的物的數(shù)量或者質量不符合約定的合理期間內(nèi)通知出賣人。買受人在合理期間內(nèi)未通知或者自標的物收到之日起兩年內(nèi)未通知出賣人的，視為標的物的數(shù)量或者質量符合約定，但對標的物有質量保證期的，適用質量保證期，不適用該兩年的規(guī)定。
再比如合同法第192和第193條對贈與權的規(guī)定：受贈人有下列情形之一的，贈與人可以撤銷贈與：（一）嚴重侵害贈與人或者贈與人的近親屬；（二）對贈與人有扶養(yǎng)義務而不履行；（三）不履行贈與合同約定的義務。贈與人的撤銷權，自知道或者應當知道撤銷原因之日起一年內(nèi)行使。因受贈人的違法行為致使贈與人死亡或者喪失民事行為能力的，贈與人的繼承人或者法定代理人可以撤銷贈與。贈與人的繼承人或者法定代理人的撤銷權，自知道或者應當知道撤銷原因之日起六個月內(nèi)行使。
如果企業(yè)在合同簽訂后，就把合同束之高閣，那么，顯然不會注意到以上撤銷權的時間限制。以上幾個方面的撤銷權期限，其實都是國家從法律上對受損方的一種法定的救濟權的規(guī)定。由于合同本來就是雙方在自愿互利的基礎上的合意，雙方都有義務審查對方的身份和資格，都有義務仔細審查相關的條款。因此，這種法定撤銷權的行使是不可能無時間限制的。
還有一種情況是雙方自愿在合同中約定。合同法第93和95條：當事人可以約定一方解除合同的條件。解除合同的條件成就時，解除權人可以解除合同。法律規(guī)定或者當事人約定解除權行使期限，期限屆滿當事人不行使的，該權利消滅。法律沒有規(guī)定或者當事人沒有約定解除權行使期限，經(jīng)對方催告后在合理期限內(nèi)不行使的，該權利消滅。
如何解釋該合理期限，法律并沒有規(guī)定，法院一般是根據(jù)日常履行期限來推算。比如說：如甲方交付產(chǎn)品逾期3個月，則乙方有權單方面解除本合同。這是有效的合同條款。也就是說，如果乙方不在合理期限內(nèi)行使解除權，則該權利就自動消滅了。
2、要妥善保管好合同的原件，注意保密合同的具體內(nèi)容
合同的原件保管是非常重要的，這不但是合同的履行的必要條件，更是索賠的最直接最有力的原始證據(jù)。如果企業(yè)把合同的原件弄丟，則會多企業(yè)索賠造成非常被動的局面，甚至會導致無法進行索賠。許多合同的內(nèi)容是企業(yè)不愿意公開的，也有些合同中會涉及到商業(yè)秘密或者技術秘密。對這些合同的保管，格外顯得重要。筆者建議將這些合同保管員列入企業(yè)商業(yè)技術人員中加以管理，以防止泄露重要的內(nèi)部信息。至于該將合同原件保管多少期限，筆者以為越長越好，最短不應少于2年期限，這2年期限自合同履行完畢之日起計算。之所以是2年期限，主要是我國的民事糾紛期限也是2年。當然，有些合同2年期限顯然過短。尤其是那些重要的設備、工程安裝、工程施工合同等等，這些合同的保管期限至少應等于或大于它的使用年限。比如說房屋，根據(jù)我國規(guī)定，一般的民用高層建筑的安全通用期限為50-100年。如果在使用60年后發(fā)生倒塌，開發(fā)商單位仍然負有承擔違約責任之可能。這時候如果開發(fā)商與相關單位的勘察設計合同、工程施工合同、設備安裝合同等已經(jīng)毀損了，那么就會陡然增大開發(fā)商向這些相關單位索賠的難度。