通知

　　現將國家檔案局制定的《機關檔案工作條例》印發給你們，望督促各機關和檔案部門貫徹執行。

　　機關檔案工作條例

　　第一章 總 則

　　第一條　根據中共中央、國務院有關檔案工作的決定和指示，為加強各級黨、政、軍機關和人民團體（以下統稱機關）檔案的科學管理，更好地為機關工作服務，特制訂本條例。

　　第二條　機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

　　第三條　各機關在工作活動中形成的全部檔案均由本機關檔案部門集中統一管理。

　　第四條　機關檔案部門的基本任務是：

　　（一）對本機關文書部門或業務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督：

　　（二）負責管理本機關的全部檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料；

　　（三）中央和地方專業主管機關的檔案部門，應根據本專業的管理體制，負責對本系統和直屬單位的檔案工作進行指導、監督與檢查。

　　第五條　機關檔案部門必須貫徹執行黨和國家的保密、保衛制度，確保檔案和檔案機密的安全。

　　第二章 機關檔案工作體制、機構和干部

　　第六條　機關必須建立檔案工作，成立相應的檔案工作機構。不需要建立檔案機構的機關，應配備專職或兼職的檔案人員。機關檔案部門受辦公廳（室）領導。

　　第七條　各級機關檔案部門的業務工作受同級和上級檔案業務管理機關的指導、監督與檢查。

　　對駐在地方的上級直屬單位的檔案工作，實行以專業主管機關為主、地方檔案管理機關為輔的管理體制。

　　第八條　各機關應為檔案部門配備政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定專業知識、能夠勝任工作的相應數量的干部。

　　第九條　檔案干部要努力學習馬克思列寧主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針、政策，熱愛檔案事業，刻苦鉆研業務，努力提高政治思想、科學文化和檔案業務水平，以保證工作任務的順利完成。

　　第十條　檔案干部應相對穩定。對有業務職稱的檔案干部，在調離檔案部門時，應征得授予職稱的檔案業務管理機關的同意。（注解：因評定業務職稱已改為專業職務聘任制，此條已不適用。）

　　第三章 檔案的接收　　

　　第十一條　機關應建立、健全文件材料的歸檔制度。凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團以及人事、保衛、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業務部門進行整理、立卷，并定期向檔案部門歸檔。（注解：關于機關保衛部門檔案的歸檔、保存等問題，按一九八三年八月十三日國家檔案局、公安部印發的五省、市公安檔案管理問題座談會紀要等文件精神執行。）機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交有關部門整理、立卷。

　　第十二條　機關檔案部門接收的檔案，應符合下列要求：

　　（一）應歸檔的文件材料齊全、完整；

　　（二）文件和電報按其內容的聯系，合并整理、立卷；

　　（三）歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　第十三條　機關文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續。

　　第四章 檔案的管理和提供利用　　　

　　第十四條　一個機關在工作活動中形成的全部檔案，應在文書或業務部門立卷的基礎上，按照一定的要求進行分類、加工整理和保管。

　　第十五條　機關檔案部門應建立檔案的統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，并按照規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況統計表。

　　第十六條　機關檔案部門應根據國家的有關規定，編制本機關或本專業系統的《檔案材料保管期限表》，經機關領導人批準后執行，并報同級檔案業務管理機關備案。

　　第十七條　機關應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在機關辦公廳（室）主任的主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑒定小組共同進行。鑒定工作結束后，應提出工作報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經機關領導人批準后銷毀。

　　第十八條　機關銷毀檔案，應指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第十九條　機關的檔案庫房應該堅固，并力求逐步做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。要定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或作其他技術處理。

　　第二十條　機關檔案部門應根據工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為機關各項工作服務，并注意掌握檔案的利用效果。

　　第二十一條　機關檔案部門應建立檔案的借閱制度，根據檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。

　　機關檔案部門保管的檔案，是現行檔案，主要供本機關和上級主管機關使用，不屬于開放范圍。對外提供利用需經上級主管機關批準。

　　第二十二條　省級以上黨、政領導機關的重要檔案，根據需要和可能可多保存一套重份或復印件，以保證檔案的安全和方便利用。

　　第二十三條　機關應根據需要和可能，采用先進技術設備，逐步實現檔案管理的科學化、現代化。

　　第二十四條　檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。

　　第五章 檔案的移交

　　第二十五條　省級以上機關應將永久保存的檔案在本機關保 存二十年左右；省轄市（州、盟）和縣級以下機關應將永久、長期保存的檔案在本機關保存十年左右，連同案卷目錄（一式三份）和有關的檢索工具、參考資料，一并向有關的檔案館移交。一個機關的全部檔案是不可分割的整體，應統一向一個檔案館移交。

　　第二十六條　機關撤銷或合并必須將本機關的全部檔案進行認真整理，妥善保管，不得分散，并按下列辦法進行處理：

　　（一）撤銷機關的檔案，應向有關的檔案館進行移交或由有關主管機關代管；

　　（二）機關撤銷的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案材料不得分散，可由其中一個機關代管或向有關的檔案館移交；

　　（三）一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料應移交給合并后的機關代管或向有關的檔案館移交；

　　（四）一個機關內一部分業務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接收機關，如果接收機關需要利用，可以借閱或者復制；

　　（五）機關撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機關繼續處理，并作為新的機關的檔案加以保存；

　　（六）一個機關改變了領導關系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統一管理。

　　第二十七條　各種臨時工作機構撤銷時，其檔案應向有關的主管機關或檔案館移交。

　　第六章 附 則

　　第二十八條　機關可根據本條例規定的原則，結合本機關的具體情況，制定具體實施辦法。

　　第二十九條　企業、事業單位的檔案工作應參照本條例執行，其中科學技術檔案工作應按《科學技術檔案工作條例》辦理。