通知

　　現(xiàn)將國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》印發(fā)給你們，望督促各機(jī)關(guān)和檔案部門貫徹執(zhí)行。

　　機(jī)關(guān)檔案工作條例

　　第一章 總 則

　　第一條　根據(jù)中共中央、國務(wù)院有關(guān)檔案工作的決定和指示，為加強(qiáng)各級黨、政、軍機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）檔案的科學(xué)管理，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，特制訂本條例。

　　第二條　機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。

　　第三條　各機(jī)關(guān)在工作活動中形成的全部檔案均由本機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一管理。

　　第四條　機(jī)關(guān)檔案部門的基本任務(wù)是：

　　（一）對本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督：

　　（二）負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項工作服務(wù)，并為黨和國家積累檔案史料；

　　（三）中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案部門，應(yīng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

　　第五條　機(jī)關(guān)檔案部門必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機(jī)密的安全。

　　第二章 機(jī)關(guān)檔案工作體制、機(jī)構(gòu)和干部

　　第六條　機(jī)關(guān)必須建立檔案工作，成立相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。不需要建立檔案機(jī)構(gòu)的機(jī)關(guān)，應(yīng)配備專職或兼職的檔案人員。機(jī)關(guān)檔案部門受辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。

　　第七條　各級機(jī)關(guān)檔案部門的業(yè)務(wù)工作受同級和上級檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

　　對駐在地方的上級直屬單位的檔案工作，實行以專業(yè)主管機(jī)關(guān)為主、地方檔案管理機(jī)關(guān)為輔的管理體制。

　　第八條　各機(jī)關(guān)應(yīng)為檔案部門配備政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定專業(yè)知識、能夠勝任工作的相應(yīng)數(shù)量的干部。

　　第九條　檔案干部要努力學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針、政策，熱愛檔案事業(yè)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高政治思想、科學(xué)文化和檔案業(yè)務(wù)水平，以保證工作任務(wù)的順利完成。

　　第十條　檔案干部應(yīng)相對穩(wěn)定。對有業(yè)務(wù)職稱的檔案干部，在調(diào)離檔案部門時，應(yīng)征得授予職稱的檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)的同意。（注解：因評定業(yè)務(wù)職稱已改為專業(yè)職務(wù)聘任制，此條已不適用。）

　　第三章 檔案的接收　　

　　第十一條　機(jī)關(guān)應(yīng)建立、健全文件材料的歸檔制度。凡機(jī)關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)以及人事、保衛(wèi)、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理、立卷，并定期向檔案部門歸檔。（注解：關(guān)于機(jī)關(guān)保衛(wèi)部門檔案的歸檔、保存等問題，按一九八三年八月十三日國家檔案局、公安部印發(fā)的五省、市公安檔案管理問題座談會紀(jì)要等文件精神執(zhí)行。）機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時交有關(guān)部門整理、立卷。

　　第十二條　機(jī)關(guān)檔案部門接收的檔案，應(yīng)符合下列要求：

　　（一）應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

　　（二）文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

　　（三）歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

　　第十三條　機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。

　　第四章 檔案的管理和提供利用　　　

　　第十四條　一個機(jī)關(guān)在工作活動中形成的全部檔案，應(yīng)在文書或業(yè)務(wù)部門立卷的基礎(chǔ)上，按照一定的要求進(jìn)行分類、加工整理和保管。

　　第十五條　機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。

　　第十六條　機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，編制本機(jī)關(guān)或本專業(yè)系統(tǒng)的《檔案材料保管期限表》，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行，并報同級檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)備案。

　　第十七條　機(jī)關(guān)應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在機(jī)關(guān)辦公廳（室）主任的主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報告，對確無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。

　　第十八條　機(jī)關(guān)銷毀檔案，應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第十九條　機(jī)關(guān)的檔案庫房應(yīng)該堅固，并力求逐步做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。要定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。

　　第二十條　機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為機(jī)關(guān)各項工作服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效果。

　　第二十一條　機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)建立檔案的借閱制度，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。

　　機(jī)關(guān)檔案部門保管的檔案，是現(xiàn)行檔案，主要供本機(jī)關(guān)和上級主管機(jī)關(guān)使用，不屬于開放范圍。對外提供利用需經(jīng)上級主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

　　第二十二條　省級以上黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重要檔案，根據(jù)需要和可能可多保存一套重份或復(fù)印件，以保證檔案的安全和方便利用。

　　第二十三條　機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)需要和可能，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

　　第二十四條　檔案保管人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。

　　第五章 檔案的移交

　　第二十五條　省級以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保 存二十年左右；省轄市（州、盟）和縣級以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存十年左右，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)的檢索工具、參考資料，一并向有關(guān)的檔案館移交。一個機(jī)關(guān)的全部檔案是不可分割的整體，應(yīng)統(tǒng)一向一個檔案館移交。

　　第二十六條　機(jī)關(guān)撤銷或合并必須將本機(jī)關(guān)的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真整理，妥善保管，不得分散，并按下列辦法進(jìn)行處理：

　　（一）撤銷機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)向有關(guān)的檔案館進(jìn)行移交或由有關(guān)主管機(jī)關(guān)代管；

　　（二）機(jī)關(guān)撤銷的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個機(jī)關(guān)的，其檔案材料不得分散，可由其中一個機(jī)關(guān)代管或向有關(guān)的檔案館移交；

　　（三）一個機(jī)關(guān)并入另一個機(jī)關(guān)或幾個機(jī)關(guān)合并為一個新的機(jī)關(guān)，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的機(jī)關(guān)代管或向有關(guān)的檔案館移交；

　　（四）一個機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一個部門劃給另一個機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得帶入接收機(jī)關(guān)，如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可以借閱或者復(fù)制；

　　（五）機(jī)關(guān)撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為新的機(jī)關(guān)的檔案加以保存；

　　（六）一個機(jī)關(guān)改變了領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統(tǒng)一管理。

　　第二十七條　各種臨時工作機(jī)構(gòu)撤銷時，其檔案應(yīng)向有關(guān)的主管機(jī)關(guān)或檔案館移交。

　　第六章 附 則

　　第二十八條　機(jī)關(guān)可根據(jù)本條例規(guī)定的原則，結(jié)合本機(jī)關(guān)的具體情況，制定具體實施辦法。

　　第二十九條　企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作應(yīng)參照本條例執(zhí)行，其中科學(xué)技術(shù)檔案工作應(yīng)按《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》辦理。