第二十三條 各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)制定。

　　【釋義】本條是對(duì)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)定。

　　會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈；會(huì)計(jì)檔案可以為國(guó)家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，對(duì)國(guó)家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)濟(jì)決策具有一定的參考價(jià)值。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案還是檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律的書(shū)面證明，可以揭示在會(huì)計(jì)資料上弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為。鑒于會(huì)計(jì)檔案的重要性，本條對(duì)會(huì)計(jì)檔案作了專門(mén)規(guī)定。

　　一、作為義務(wù)，規(guī)定各單位應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案，并妥善保管。具體要求是：（1）各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案。即本條規(guī)定單位會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料組成。具體來(lái)講，會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記帳憑證；會(huì)計(jì)帳簿包括總帳、明細(xì)帳、日記帳和其他輔助性帳簿；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告由會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)組成。這些會(huì)計(jì)資料構(gòu)成會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的，其產(chǎn)生的直接目的和主要原因是作為一種核算的手段，是為了處理某些會(huì)計(jì)事項(xiàng)的需要。它不同于一般的文獻(xiàn)資料，它是經(jīng)會(huì)計(jì)人員和當(dāng)時(shí)的當(dāng)事人之手形成的，具有很強(qiáng)的原始性。同時(shí)，作為會(huì)計(jì)信息載體的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等，不是隨意保留下來(lái)就可以作為會(huì)計(jì)檔案，而是必須按照一定的程序集中保管起來(lái)，才會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。所以，本條規(guī)定各單位應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案，要求各單位要有相關(guān)的部門(mén)和人員負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。財(cái)政部、國(guó)家檔案局曾于1984年頒布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案工作由各級(jí)財(cái)政機(jī)關(guān)和各級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)共同負(fù)責(zé)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（2）各單位應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案妥善保管。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》關(guān)于會(huì)計(jì)檔案保管的具體要求是：第一，各單位形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。第二，當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年，期滿后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)編造清冊(cè)移交本單位的檔案部門(mén)保管。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)和經(jīng)辦人員必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，全部移交檔案部門(mén)，不得自行封包保存。檔案部門(mén)必須按期點(diǎn)收，不得推倭拒絕。第三，檔案部門(mén)接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。第四，各單位保存的會(huì)計(jì)檔案向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得借出，如有特殊情況，須報(bào)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊(cè)，并限期歸還。第五，撤銷合并單位和建設(shè)單位完工后的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)隨同單位的全部檔案一并移交給指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。此外，為了保證會(huì)計(jì)檔案不受自然因素和其他因素的損害，或者盡可能減輕這種損害，以延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案的壽命，各單位有關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，做好保管工作。一方面，在會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)技術(shù)方面，要采取措施保證會(huì)計(jì)檔案不破損、不霉?fàn)€、不被蟲(chóng)蛀。另一方面，要將會(huì)計(jì)檔案存放有序，查找方便，要嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，以防止泄密。

　　二、對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法作了授權(quán)規(guī)定。即《會(huì)計(jì)法》未對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法作出具體規(guī)定，而是授權(quán)國(guó)務(wù)院財(cái)政部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)制定。現(xiàn)行的財(cái)政部與國(guó)家檔案局制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法的規(guī)定是：（1）會(huì)計(jì)檔案的保管期限。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，可以分為永久和定期會(huì)計(jì)檔案。永久會(huì)計(jì)檔案是指無(wú)限期保管的會(huì)計(jì)檔案，如涉及外事的會(huì)計(jì)憑證等。定期會(huì)計(jì)檔案是指有保管期限，期滿后即可按規(guī)定銷毀。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，定期會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。（2）會(huì)計(jì)檔案的銷毀。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由本單位檔案部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。各單位在按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案部門(mén)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷。各級(jí)主管部門(mén)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，還應(yīng)當(dāng)有同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷。各級(jí)財(cái)政部門(mén)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由同級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)派員參加監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。

　　應(yīng)當(dāng)指出的是，根據(jù)本法授權(quán)，如果財(cái)政部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)制定了新的有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的管理辦法，或者對(duì)現(xiàn)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》作了修改，以上列舉的有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)以新的規(guī)定為準(zhǔn)。