第１項　非貸款料與貸款料的調劑串換
　　非貸款料與貸款料之間的調劑串換，是為了滿足貸款工程特殊需要用料，而采取的一種應急措施。由物資管理局按照等量串換的原則統一調劑、歸口管理，物資辦事處或材料總廠，依照物資管理局發出的通知，組織直發急需用料的工地。施工單位不能移作他用。
　　串換料的價款均按國撥價計算。墊撥時，物資辦事處（材料總廠）可向物資管理局（財務處）直接提出帳單、附發料單一式二份，請求結算，由物資管理局核付料款。歸墊時，物資辦事處或材料總廠應及時收回歸墊料的價款，填報鐵貸（３）上交料款清單一式二份，將收回料款按時上交物資管理局（財務處）。
　　物資管理局（財務處）需將墊撥料的發料單（一份）和上交料款清單（一份）隨時核轉貸款工程辦公室，以便定期核對串換料帳目，清算料款。
　　施工單位，墊撥料時，不適用上述辦法，按墊料還料辦理，并在驗工計價時，視同轉帳撥付的貸款料，在計價款中按國撥價扣除，待貸款料到貨后歸還。

　第２項　憑證和憑證的作業流程
　　貸款器材在采購收發過程中，所使用的憑證，主要有采購合同，供貨廠商提供的憑證和物資辦事處或材料總廠提供的收發料憑證。為了減少流轉環節，加快流轉速度，制定各類憑證的作業流程如下：
　　（一）合同
　　（１）采購合同：合同簽訂后，由物資管理局（對外處）分別寄交負責接運的物資辦事處（材料總廠）、貸款辦公室各一份。物資辦事處（材料總廠）據以安排接運任務計劃，貸款工程辦公室安排貸款使用進度和所需國內資金。用料單位可憑物資管理局發出的合同生效通知書和分配單作好接運及收料準備。
　　（２）合同申請批準書及合同批復通知書：根據中日雙方簽定的貸款協議規定，采購合同簽訂后需經日方審核同意才有效。物資管理局（對外處）收到合同申請批準書和合同批復通知書后，均應統一印發持有采購合同的各單位，以便掌握采購合同的報批情況和批復生效時間，加強合同管理。
　　修改合同，撤銷合同時亦應同樣辦理。
　　（二）供貨廠商提供的憑證及其作業流程
　　供貨廠商提供的憑證，一般包括發貨票、貨運單、裝箱單、技術質量證件和海（空）運提單等。
　　憑證于裝船（發貨）后，由供貨廠商提出，因用途不同而分別在兩個不同的業務渠道中流轉，一是通過對外貿易運輸總公司或所屬有關分公司，交與鐵路接運人用以交接點驗貨物（以下簡稱接運憑證），另一是通過銀行按照貸款協議規定的結算程序結算貸款（以下簡稱結算憑證）后遞交借款人（政府借款的主管部門）轉列執行代理人（鐵道部）帳。為使此類憑證能循不同業務渠道運行，不致相互混淆，特作如下規定：
　　（１）接運憑證
　　①部物資管理局，根據中國技術進口總公司發來的到岸通知或國內供貨廠商的交貨通知單，通知負責接運的物資辦事處或材料總廠組織施工單位共同進行接運檢驗工作。
　　②施工單位和預制結構件的工廠（以下簡稱生產工廠）所需接運憑證（包括技術質量證明）由物資辦事處（總廠）負責向對外貿易運輸公司或國內供貨廠商取得，交施工單位或生產工廠使用。份數不夠時，由物資辦事處（總廠）統一復制分發。
　　③物資辦事處（材料總廠）的接運人員，交接完畢后，將憑證及其他接運資料帶回本單位，以便辦理收、發料手續，向施工單位或生產工廠核收業務費提成和運雜費。
　　（２）結算憑證
　　①貸款工程辦公室收到建設銀行轉來的并經中國銀行支付的結算憑證后，送物資管理局審查。
　　②由物資管理局對外處和財務處，按照分工對照采購合同和物資辦事處（材料總廠）上報的材料點驗單（辦事處或總廠入庫部分）或（和）發料單（直發使用單位部分）簽注意見，退貸款工程辦公室。
　　③貸款工程辦公室對照由對外經濟貿易部轉發中國銀行的日元貸款支付通知書及物資管理局簽認的收發料憑證，確認物資管理局所屬辦事處（總廠）已接收或發出貸款器材的數量和金額，然后按照建設銀行的轉撥通知書及其附件，區別經濟內容，列入有關帳項（會計分錄見第六項有關舉例）。
　　（三）物資辦事處（材料總廠）提供的作業憑證及流程
　　（１）材料點驗單：物資辦事處（材料總廠）對入庫的貸款器材，需填報材料點驗單，其作業流程如下：
　　①接送人員，按本規定第四項“點驗與索賠”的要求，點驗器材，作出點驗記錄；
　　②物資辦事處或材料總廠將點驗結果填入點驗單，填明合同號、承制廠商名稱、品種規格、驗收日期、應收數量（發票數量）、實收數量、以外幣計算的單價和總價、國撥價的單價和總價等有關事項，以一式二份上報物資管理局（財務處）；
　　③物資管理局（財務處）審核后，自留一份，另一份簽轉貸款工程辦公室；
　　④貸款工程辦公室與建設銀行的轉帳撥付通知書及所附貸款器材結算憑證核對后，區分經濟內容，列入有關帳項（會計分錄見第六項有關舉例）。
　　（２）發料單：物資辦事處（材料總廠）發往貸款工程使用的器材（包括庫發和在港口或國內供應廠商所在地直發）均需填報發料單，其作業流程如下：
　　①物資辦事處（材料總廠）填制的發料單，應填明發料年、月、日、合同號、供應廠商名稱、領用單位名稱、品名規格、發票數量、以外幣計算的單價和總價、國撥價的單價和總價等事項，上報物資管理局（財務處）一式二份；
　　②物資管理局（財務處）審核后，自留一份，另一份簽轉貸款工程辦公室；
　　③貸款工程辦公室，根據建設銀行的轉帳撥付通知書及所附結算憑證核對后，區分貸款器材的國撥價和國撥價與折合價的差價，轉列建設單位帳（會計分錄見第六項有關舉例）。
　　物資辦事處（材料總廠）根據物資管理局通知以國內物資墊撥貸款工程項目的器材，亦應填報發料單，填明發料年、月、日、領用單位名稱、物資管理局通知單號、品名規格、實發數量、國撥價的單價和總價，以一式二份附入結算帳單，上報物資管理局（財務處）按照暫行規定第一項的結算辦法清算料款。貸款工程辦公室憑轉來的發料單，按國撥價列轉建設單位帳（會計分錄見第六項有關舉例）。

　第３項　委托預制結構件
　　為了滿足貸款工程項目需用的鋼梁、混凝土制品（包括橋梁、軌枕、電桿等）、油枕（用素枕加工時）、鐵塔（以下簡稱結構件）需要采取由貸款項目提供原料（鋼材、木材、水泥）委托工廠預制的辦法。有關原料申請、轉撥及制品價款的結算，暫按下列辦法實行：
　　（一）委托預制結構件應由工程與生產工廠雙方協商簽訂合同，明確規定來料加工，降低定額，節約歸已，以及供料的批量和時間，清算方式等詳細條款。合同應分送物資管理局二份（轉物資辦事處一份），貸款工程辦公室、建設單位、合同雙方開戶銀行各一份。
　　（二）委托預制結構件所需的鋼材、木材、水泥，應由生產工廠按照所承擔的任務數量和部定消耗定額計算用料數量，在規定時間內，將需要的品種規格、技術條件，提出申請計劃，交有關工程局，由工程局歸口匯總，按國外貸款器材申請程序，報基建總局、貸款工程辦公室和物資管理局，由基建總局審定需用數量，貸款工程辦公室申報貸款，物資管理局匯總貸款料申請計劃，統一組織采購，由物資辦事處（材料總廠）和生產工廠，按第二項的有關作業程序直發生產工廠。
　　（三）生產工廠驗收材料，發現數量短缺或質量規格不符的應作出記錄，及時通知物資管理局（對外處）和工程局，并通過對外處辦理索賠。
　　（四）發往生產工廠的鋼材、木材、水泥價款，由貸款辦公室列轉建設單位，建設單位按國撥價作為預付備料款轉施工單位，施工單位列作預付款通知生產工廠列轉（會計分錄見第六項分錄舉例）。材料運雜費及業務費提成向生產工廠收取。生產工廠在清算結構件價款時一并清算，收回應由施工單位負擔的部分（份額大小可在合同中訂明，一般可用生產工廠實際支付的運雜費和業務費提成減去按生產工廠材料目錄中規定的鋼材、木材、水泥、運雜費和業務提成的計劃費率計出的費用）。
　　（五）結構件的清算，單價應采用部定８０年不變價格。生產工廠清算結構價款時，應開具帳單列明單價、數量、總價，應扣除的三大材價款及由施工單位負擔的貸款料運雜費和業務費提成。按下列算式計出應收取的結構件清算價款即：
　　清算價款＝（部定８０年不變價格—按國撥價和統一消耗定額計算的鋼材、木材、水泥價款）×交付結構料數量＋由施工單位負擔的貸款料運雜費及業務提成。

　第４項　點驗和索賠
　　貸款器材從國外進口的數量很大，各單位務必嚴格點驗制度，以免國家遭受經濟損失。在實際工作中，要千方百計地克服到貨批量大，點驗力量不足而造成的種種困難，采取按實物、采購合同、接運憑證三對照的方法，密切聯系當地商檢部門取得他們的充分支持與合作，對實物進行認真地驗收。必要時可吸收各方力量組成點驗小組加強點驗工作的組織領導。商檢費用由報驗單位負擔。
　　有關進口器材的報驗及出證等手續〔７５〕鐵物字第１７９號文轉發外貿部〔７５〕檢二字第３１號“關于進口物資報驗和索賠辦法”的通知辦理。
　　凡屬指定進入物資辦事處（材料總廠）倉庫的貸款器材，由物資辦事處（材料總廠）負責，自接送之日起，三十天之內點驗完畢，填制點驗單上報物資局（財務處）一式二份。遇有數量短缺或質量規格不符時必須作出詳細記錄，附在點驗單后，并加報物資管理局（對外處）一份以便在索賠期內向供應廠商提出索賠要求。
　　凡屬直發使用單位的器材，由使用單位自運到之日起在二十五天內點驗完畢，發現數量短缺或質量規格有問題的，必須作出詳細記錄上報工程局（物資處），工程局在終止索賠前十天核轉物資管理局（對外處）以便在索賠期內，向供應廠商提出索賠要求。
　　出現點盈時亦應作出記錄連同點驗單上報物資管理局（財務處）。
　　點盈點虧（包括短缺數量和由于質量規格不符不予點收的數量）均由負責點驗的單位列帳（會計分錄見第六項有關舉例）。

　第５項　港口費用（原稱港雜費）的范圍及結算
　　港口費用是指進口器材到港由對外貿易運輸公司收取的勞務和物料費用，包括按到港器材種類一次收取的港務費；從船倉至船邊、船邊至港口庫場的卸貨費；堆碼、存放、遮蓋器材的堆存保管費；因裝上火車而發生的包括調車專用線使用費在內的裝車費；檢驗器材的商檢費和用于裝車的立柱、加固器、墊木、鐵線等物料的加固費等。鐵路運費不屬港口費用范圍，仍由用料單位負擔。
　　港口費用根據采購合同規定，應由買方支付的部分，均由物資辦事處（材料總廠）按交通部和對外貿易運輸公司所規定的范圍和標準核實后，予以墊付。其中裝車加固費用應向收料單位收取，其余各項應提出原始單據向貸款工程辦公室辦理清算。貸款工程辦公室付款后轉建設單位列帳（會計分錄見第六項有關舉例）。

　第６項　有關會計事項的分錄舉例
　　（一）貸款器材到貨
　　由貸款工程辦公室根據物資局轉來的點驗單和建設銀行轉來的貸款器材轉帳撥付通知書，核對無誤后，區分國撥價、國撥價與折合價的差價，借記：國外貸款購入器材和其他基建投資——貸款器材國撥價與折合價的差價科目，貸記：基建撥款——本年貸款購進器材轉帳撥款。（“國外貸款購入器材”科目已經財政部同意增設，核算已由物資供應單位點驗入庫或已辦理中轉直發和庫發的國外貸款購入器材。編報決算時區分設備和材料分別列入基建會計總表５９行和６７行）。
　　（二）向貸款工程項目發料
　　（１）庫發料：由貸款工程辦公室根據物資管理局核轉物資辦事處（材料總廠）提供的發料單，借記：基建撥款——本年貸款購進器材轉帳撥款，貸記：國外貸款購入器材和其他基建投資—貸款器材國撥價與折合價的差價科目。轉建設單位列帳。
　　建設單位區分國撥價、國撥價與折合價的差價，借記：預付備料款—××施工單位和其他基建投資—貸款器材國撥價與折合價的差價，貸記：基建撥款—本年貸款購進器材轉帳撥款。將預付備料款轉施工單位列帳。
　　施工單位按國撥價，借記：材料采購，貸記：預收備料款。
　　（２）直發料：是指在港口或國內供貨廠商所在地接收并直接發往使用單位的貸款器材。貸款工程辦公室根據建設銀行轉來的通知書和物資管理局核轉的發料單，借記：國外貸款購入器材和其他基建投資—貸款器材國撥價與折合價的差價，貸記：基建撥款—本年貸款購進器材轉帳撥款。同時，借記：基建撥款——本年貸款購進器材轉帳撥款，貸記：國外貸款購入器材和其他基建投資——貸款購進器材國撥價與折合價的差價科目。
　　建設單位與施工單位列帳與本項（二）之（１）列舉的會計分錄相同。
　　（三）串換料
　　（１）以非貸款料墊撥。貸款工程辦公室可視同貸款料按國撥價，借記：基建撥款——本年貸款購進器材轉帳撥款，貸記：其他往來——物資管理局。轉列建設單位帳（因墊撥料無折合價，故國撥價與折合價的差價，需待貸款料到達歸墊后或貸款項目竣工清理剩余料時，才能將所剩差價一并轉列建設單位）。
　　建設單位借記：預付備料款——××施工單位，貸記：基建撥款——本年貸款購進器材轉帳撥款。
　　施工單位借記：材料采購，貸記：預收備料款——××建設單位。
　　（２）以貸款料歸墊。貸款工程辦公室按國撥價，借記：其他往來——物資管理局，貸記：國外貸款購入器材。
　　（３）按月結算串換料差額。貸款工程辦公室借記：其他往來——物資管理局或結算戶存款，貸記：結算戶存款或其他往來——物資管理局。
　　（四）向生產結構件的工廠撥付鋼材、木材、水泥
　　貸款工程辦公室借記：基建撥款——本年貸款購進器材轉帳撥款，貸記：國外貸款購入器材和其他基建投資——貸款器材國撥價與折合價的差價科目（從非貸款料中墊撥只轉國撥價，應貸記：其他往來——物資管理局）。轉建設單位帳。
　　建設單位列帳與本項（二）之（１）相同。
　　施工單位根據建設單位帳單，借記：預付款——××工廠，貸記：預收備料款——××建設單位。通知生產工廠列帳。
　　（五）清算結構件價款
　　施工單位根據生產工廠帳單付款，按部定價格，借記：材料采購，貸記：結算戶存款和預付款——××工廠科目。
　　（六）施工單位點驗貸款料（包括結構件）發生點虧，將點虧材料的價款，借記：其他應收款，貸記：材料采購。發生點盈，將點盈材料的價款，借記：材料采購，貸記：其他應付款。
　　物資辦事處（總廠）及生產工廠發生點盈時的會計分錄，按物資供銷企業或工業企業會計制度的有關規定處理。
　　（七）列銷采辦附加支出
　　貸款辦公室墊付采辦附加支出時，借記：其他往來——××建設單位，貸記：結算戶存款科目。轉建設單位帳。
　　建設單位根據貸款工程辦公室帳單，借記：其他基建投資——貸款購入器材采辦附加支出，貸記：其他往來——貸款工程辦公室。
　　建設單位歸還貸款工程辦公室墊付采辦附加支出，借記：其他往來——貸款工程辦公室，貸記：結算戶存款。
　　貸款工程辦公室收回墊付采辦附加支出，借記：結算戶存款，貸記：其他往來——××建設單位。
　　為了簡化清算手續，貸款工程辦公室墊付的采辦附加支出，除機械設備需逐筆清算以保證正確計列固定資產價值外，采辦材料的附加支出可按適當比例定期向建設單位收回墊款。