哈政辦發〔2008〕9號 各區、縣（市）人民政府，市政府各委、辦、局： 　　經市政府同意，現將《哈爾濱市電子政務網視頻會議系統管理暫行辦法》予以印發，請認真組織實施。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　哈爾濱市人民政府辦公廳 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 二○○八年五月十九日 哈爾濱市電子政務網視頻會議系統管理暫行辦法 　　為加強全市電子政務網視頻會議系統管理，規范會議流程，提高會議質量，特制定本辦法。 　　一、適用范圍 　　市直部門及各區、縣（市）政府應用市電子政務網視頻會議系統召開的視頻會議。 　　二、會場分布 　　主會場設在市政府大樓４樓視頻會議室和12樓常務會議室。分會場設在各區、縣（市）政府和有關市直部門。分會場單位提出申請的，可授權其設置為主會場。 　　三、組織分工 　　市政府辦公廳市長會議秘書室負責視頻會議統籌安排，受理各單位召開視頻會議的申請；市政府機關事務管理局會議管理中心負責提供主會場資源；市政府計算機網絡管理服務中心負責管理、操作視頻會議系統；會場投影顯示設備暫由市信息產業局管理；各分會場單位負責管理和操作本單位視頻會議系統。 　　四、會議通知 　　（一）市政府召開的視頻會議，由市政府辦公廳負責通知。 　　（二）視頻會議通知的內容包括會議時間、地點、參加人員、視頻會議聯調時間、會前準備時間、會議議程和會議要求等。聯調時間應確定在召開會議前一天，會前準備時間確定在會議開始前一小時。 　　（三）各分會場單位召開視頻會議或各單位需使用視頻會議系統召開會議的，應向市政府辦公廳提出申請，由市長會議秘書室統一協調安排視頻會議資源，各單位再行下發會議通知。會務工作由會議承辦單位派員負責。 　　五、會議流程 　　（一）聯調。各會場視頻會議管理人員要嚴格按照會議通知的聯調時間進行聯調試機，按操作規程開啟設備、進行調試。 　　（二）會前聯調。會前1小時進行最后聯調，各分會場要檢查系統視頻和音頻傳輸情況，如有問題立即與會議主辦單位聯系。 　　（三）會間管理。在開會期間，管理人員應監控設備運行情況，根據現場情況及時調整鏡頭和麥克風。非管理員不得操作視頻會議設備。 　　（四）故障處理。如網絡或設備出現問題，分會場無法連通主會場，分會場向會議主辦單位報告后，與會人員到就近分會場參加會議。 　　六、會場要求 　　（一）主會場懸掛“××工作視頻會議”會標，各分會場要放置主要領導桌簽。 　　（二）會場內視頻設備要放在固定位置，不要隨意拆裝，要有安全可靠的電源和網絡接口，并做好設備防塵工作。 　　（三）會場要具備良好的照明條件，保持清潔，確保視頻圖像清晰。 　　（四）會場所在單位要加強會場安全管理工作。 　　七、人員管理 　　（一）各視頻會議系統分會場單位應明確分管領導、落實視頻會議系統管理部門和人員。 　　（二）如視頻會議系統管理人員有變動，及時通知市政府計算機網絡管理服務中心，并安排新到崗人員接受培訓。 　　（三）管理人員必須熟練應用視頻會議系統，熟悉操作規程。 　　八、設備管理 　　（一）分會場視頻會議系統設備由各單位負責管理維護。按操作規程正確連接設備，未經允許禁止私自更換視頻會議設備。 　　（二）市政府機關事務管理局會務管理中心負責市政府視頻會議室和常務會議室的主席臺、燈光、音像設備、會標等日常管理,并配備專門人員負責視頻會議相關會務保障工作。 　　（三）市政府計算機網絡管理服務中心負責視頻會議系統的管理、維護、操作。市信息化項目管理中心負責主會場投影顯示設備的管理、維護、操作。 　　（四）中國網通哈爾濱分公司負責維護視頻會議系統網絡資源，保證電子政務網絡鏈路暢通、連接穩定。視頻會議系統軟、硬件建設單位在保修期內協助完成視頻會議系統的技術支持與服務；設備保修期外，委托廠商或服務外包承接單位提供技術支持與服務。 本辦法自發布之日起施行。