（1999年11月16日　開行發(fā)[1999]444號(hào)） 　?第一條　為規(guī)范國家開發(fā)銀行(以下簡(jiǎn)稱開發(fā)銀行)外匯清算業(yè)務(wù)的檔案管理，便利業(yè)務(wù)查詢，防范外匯清算業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)開發(fā)銀行的有關(guān)規(guī)定，制定本細(xì)則。 　?第二條　外匯清算業(yè)務(wù)檔案包括收付指令、借貸記報(bào)單、對(duì)賬單、收費(fèi)通知、查詢查復(fù)函電、理賠函電、外匯賬戶與往來函電資料，以及其他與外匯資金收付直接相關(guān)的有關(guān)函電。 　?第三條　外匯清算業(yè)務(wù)檔案管理貫徹“分類管理，真實(shí)完整，清晰有序，及時(shí)安全”的原則。即把清算業(yè)務(wù)資料分為賬戶行資料及其考核情況、賬目核對(duì)、查詢查復(fù)理賠及其他四類；入檔的材料應(yīng)是原始的、與實(shí)際情況一致的原件或原件的復(fù)印件，不能為傳真件；應(yīng)包括從發(fā)生、處理到結(jié)果整個(gè)過程的所有資料，要素齊全；人檔材料要整齊、清楚，按業(yè)務(wù)類別與時(shí)間先后順序，登記編號(hào)，填列清單；檔案須定期裝訂、存檔與移交；凡涉及開發(fā)銀行工作方針、政策性的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)注意保密，內(nèi)外有別。 　?第四條　外匯清算業(yè)務(wù)檔案管理按本細(xì)則執(zhí)行。作為會(huì)計(jì)憑證附件的收付指令、收費(fèi)通知，最終查詢查復(fù)函電、最終理賠函電，按會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行；與外匯清算業(yè)務(wù)相關(guān)的簽報(bào)文件與協(xié)議，按開發(fā)銀行公文管理各有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 　?第五條　外匯清算業(yè)務(wù)人員日常必須按檔案管理的原則要求，及時(shí)傳遞外匯清算業(yè)務(wù)資料。各類清算業(yè)務(wù)資料的最終保管人要及時(shí)檢查所收資料的完整性與規(guī)范性，對(duì)不合要求的資料退回部門處理，并適時(shí)對(duì)各類資料的格式、大小提出規(guī)范性建議。 　?第六條　各類外匯清算業(yè)務(wù)資料要按照業(yè)務(wù)類型與個(gè)案建立案卷，不得把不同類型的業(yè)務(wù)資料混合存放在一個(gè)案卷中。各個(gè)案卷資料按時(shí)間先后順序排列。 　?第七條　對(duì)沒有進(jìn)一步處理要求、具有最終結(jié)果的案卷，按各類業(yè)務(wù)的周期及時(shí)進(jìn)行最后整理。外匯清算業(yè)務(wù)檔案保管人員發(fā)現(xiàn)資料不全，要及時(shí)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人聯(lián)系，協(xié)同補(bǔ)全資料后封卷。 　?第八條　需進(jìn)一步處理的業(yè)務(wù)檔案，不能封卷，如須向領(lǐng)導(dǎo)提出具體處理意見的，經(jīng)審批獲得最終結(jié)果后再封卷。 　?第九條對(duì)封卷的案宗，要根據(jù)清點(diǎn)情況，打印出封面內(nèi)容摘要，包括該卷內(nèi)容題目、資料名細(xì)、最終處理日期、立卷時(shí)間、立卷入，把內(nèi)容摘要粘貼在案卷封面。 　?第十條　按照檔案裝訂要求和業(yè)務(wù)類別，裝訂封卷的外匯清算業(yè)務(wù)的檔案資料。對(duì)數(shù)量少、難以獨(dú)立裝訂成冊(cè)的案卷，可以半年為期限進(jìn)行裝訂，半年仍不足以裝訂的，可與同類業(yè)務(wù)資料合并裝訂。最長裝訂期限不能超過半年。 　?第十一條　每年七月和次年一月，應(yīng)對(duì)上半年和全年的檔案資料進(jìn)行一次集中整理，并進(jìn)行編號(hào)，打印出檔案名錄清單。 　?第十二條　裝訂完畢的檔案，應(yīng)立即存放在檔案柜中，存放場(chǎng)所應(yīng)具有防潮、防火等安全條件。 　?第十三條　建立檔案借閱登記簿，每次借閱均應(yīng)辦理登記和歸還注銷手續(xù)。登記借閱人名稱、借閱內(nèi)容、份數(shù)、借閱日期、退還日期。外局人員借閱，須先經(jīng)清算中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)借閱中產(chǎn)生的損壞和丟失，要追究借閱當(dāng)事人的責(zé)任。 　?第十四條　賬戶行資料檔案封卷裝訂后，長期保存；查詢查復(fù)資料與其他往來函電資料檔案由清算中心保存兩年后移交檔案管理部門。 　?第十五條　本細(xì)則由開發(fā)銀行清算中心負(fù)責(zé)解釋。 　?第十六條　本細(xì)則自公布之日起施行。