（2001年6月15日　農發行字[2001]107號） 第一章　總則 　　第一條　為了加強中國農業發展銀行（以下簡稱農發行）檔案的科學、規范管理，有效地保護和利用檔案，不斷提高檔案管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和國家檔案局的有關規定，制定本制度。 　　第二條　本制度所稱的檔案，是指各級行在各項工作中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表和聲像等不同形式的歷史記錄。 　　第三條　農發行的檔案管理工作接受國家檔案行政管理部門的依法監督。檢查和指導。 　　第四條　農發行的檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、利用、統計、移交、鑒定、銷毀等。 　　第五條　檔案管理工作必須嚴格執行黨和國家的有關方針、政策與法律、法規。 　　第六條　各級行應當高度重視檔案管理工作，建立本行檔案室，配備必要設施，實現檔案管理電子化。 　　第七條　本制度適用于農發行各級行。 第二章　檔案管理體制 　　第八條　農發行檔案工作實行統一領導、分級管理。各級行各職能部門形成的各種門類和各種載體檔案應定期交本級行辦公室統一管理。 　　第九條　農發行各級行辦公室是檔案管理工作的主管部門，其主要職責是： 　　（一）貫徹執行國家檔案工作的法律、法現和規章制度，負責建立農發行檔案工作規章制度； 　　（二）負責統一管理本級行的檔案，并積極利用檔案為領導和各項業務工作服務； 　　（三）負責檔案的安全保管，并按照有關規定向國家檔案館移交檔案； 　　（四）對所轄行的檔案工作進行監督、檢查和指導； 　　（五）對本級行文書部門和業務部門的文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導； 　　（六）組織對本系統檔案干部培訓和業務交流。 　　第十條　各級行專業部門負責本專業檔案的日常收集、整理工作，按規定定期向本級行辦公室統一移交有關檔案。 　　第十一條　總行及省級分行（省、自治區、直轄市分行，計劃單列市分行，下同）辦公室應配備專職檔案工作人員。地（市）分行和縣（市）支行應設立綜合檔案室，配備專職或兼職檔案管理人員。各級行應保持檔案工作人員的相對穩定。檔案工作人員調離崗位時應當辦理移交手續。 　　第十二條　各級行在檔案業務上接受上級行的監督與指導，參加地方同級檔案行政管理部門組織的檔案執法檢查、檔案業務培訓和業務協作組活動。 　　第十三條　檔案工作人員應忠于職守，遵守紀律，具備檔案專業知識，熟悉農發行業務。檔案工作人員的崗位職責是： 　　（一）負責收集、整理、保管、統計本行的檔案； 　　（二）統一管理本行各門類檔案，編制檢索工具，開展檔案編研，積極提供利用； 　　（三）參加檔案的鑒定、銷毀和移交工作； 　　（四）對文件材料的歸檔及所轄行的檔案工作進行指導、監督和檢查； 　　（五）收集、整理、保管與本行檔案有關的資料，配合檔案提供利用； 　　（六）嚴格執行黨和國家的保密規定，不斷完善檔案的保管條件，維護檔案的完整與安全。 第三章　文件材料的收集、歸檔 　　第十四條　對應當歸檔的文件材料，必須按照規定，定期向本級行檔案室移交，集中管理。任何個人不得據為己有。凡是反映本行工作活動、具有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍（另文制定）。 　　第十五條　國家規定不得歸檔的文件材料，禁止擅自歸檔（另文制定）。 　　第十六條　各級行應建立年度文件材料歸檔制度。文書處理部門或業務部門應按時向檔案室移交歸檔范圍內的文件材料（產生的電子文件資料和紙載體一同移交）。 　　第十七條　檔案室收集和接收的歸檔文件材料應符合下列要求： 　　（一）文件材料應齊全完整； 　　（二）印件及定稿應分別標記頁碼； 　　（三）批量接收整理完畢的專門檔案（會計、基建、稽核、監察、技術資料等）應有完整的移交目錄； 　　（四）照片、磁帶、光盤、實物等向檔案室歸檔移交時，應附文字說明，注明時間、地點、人物（或內容）、制作者； 　　（五）各級行領導和公文經辦人員擬制、修改和簽批公文，書寫所用紙張及字跡材料必須符合歸檔要求。 　　檔案室接收歸檔文件材料及檔案應當履行簽字手續。 第四章　檔案的整理、保管和利用 　　第十八條　各級行的檔案應當按照其內容和載體的不同進行分類，一般按照年度——保管期限——機構（或問題）分類。特殊門類檔案，按國家有關部門相應的檔案管理辦法執行。分類應當保持前后一致，具有穩定性。 　　第十九條　對本級行經營活動中形成的應歸檔的文件材料，應先由文書部門或業務部門按要求進行初級整理，在此基礎上由檔案管理人員加工整理和保管。 　　第二十條　各級行應按照總行制定的保管期限表準確劃分文件材料的保管期限。 　　第二十一條　各級行檔案部門應當建立健全檔案資料的統計制度。對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行登記和統計，并按照規定向上級行和同級檔案行政管理部門報送檔案基本情況統計表。 　　第二十二條　各級行的檔案室屬機要部門，應當安排必需的檔案專用庫房和框架。庫房應當堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。各級檔案部門應當對庫房進行定期或不定期的檢查，發現問題及時解決。建立檔案庫房管理制度，落實管理責任，防止失竊、失密現象發生。 　　第二十三條　各級行應當建立全宗卷，以積累本單位的歸檔說明、分類方案、交接憑證、鑒定報告、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等。 　　第二十四條　應當建立檔案借閱管理制度，嚴格借閱手續，明確檔案借閱審批權限。檔案人員應當切實履行責任，按規定借出、催退、注銷，確保安全保管，有效利用。 第五章　檔案的鑒定、銷毀和移交 　　第二十五條　各級行對已到保管期限的檔案應再次鑒定其是否具有保存價值。仍具保存價值的檔案應延期，無保存價值的檔案應按檔案銷毀辦法進行銷毀。 　　第二十六條　各級行在銷毀確無保存價值的檔案時，應當寫出銷毀檔案報告，說明銷毀理由、原保管期限、數量和簡要內容，連同編寫的銷毀清冊一起送有關領導審核，經領導批準后方可銷毀，并在原歸檔目錄上注銷。在銷毀檔案時，應當指定兩人監銷，并由監銷人員在銷毀清冊上簽字。 　　第二十七條　總行、省級分行應當將永久保存的檔案在本行保存20年后，地（市）分行、縣（市）支行應當將永久保存的檔案在本行保存10年后，按國家規定，連同歸檔目錄和有關的檢索工具、參考資料，一并向國家檔案館移交。 　　第二十八條　農發行機構撤銷、合并或有重大變化時，必須將全部檔案進行認真整理，請示上級行和國家檔案行政管理部門后，妥善辦理移交或代管手續，不得散失。 第六章　罰則 　　第二十九條　農發行各門類檔案受《檔案法》的保護，各級行和員工都享有《檔案法》規定的權利和義務。凡不履行有關法律責任或違反法規的，按《檔案法》的規定，予以追究。 　　第三十條　違反《檔案法》及有下列行為之一且情節嚴重的，對直接負責的主管人員或其他直接責任人員依法給予行政處分； 　　（一）將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交檔案管理部門、檔案工作人員歸檔的； 　　（二）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的； 　　（三）檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。 第七章　附則 　　第三十一條　本制度由農發行總行負責解釋、修訂。 　　第三十二條　本制度自2001年7月1日起施行。