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寧波
中國人民保險公司辦公室關于做好體制改革期間文件檔案資料管理工作的通知
各省、自治區、直轄市分公司，計劃單列市分公司，沈陽市人壽分公司，濟南、杭州市分公司，四川、大連、長沙、廈門壽險公司：
根據國務院和中國人民銀行批準的我公司機構體制改革方案的要求，全系統機構體制改革工作將于上半年完成。為了避免在機構分設期間文件、檔案、資料的散失，保證檔案資料的完整、安全，防止失、泄密事件的發生，維護人保公司歷史發展真實面貌，現就人保公司在機構體制改革期間文件、檔案、資料的管理工作通知如下：
一、立即進行清理、將分散在各處（室）、科里的文件檔案資料校規定歸檔。
?。ㄒ唬└骷壒疽才湃藛T對1995年以前形成的各種門類與載體的文件資料進行一次徹底的清理，要按收、發文登記簿逐一核對收齊，連同收、發文登記簿及其他有關文件資料一同整理，并按保發〔1994〕85號文件中關于歸檔范圍的有關規定進行立卷整理，然后移交各級公司綜合檔案室。
?。ǘ┳龊脴I務檔案的整理工作。各級公司要組織有關業務部門對1995年以前的保單、賠案及各類登記簿進行徹底的清理。按85號文件的規定將列入歸檔范圍的業務檔案全部進行整理立卷移交到公司綜合檔案室?，F行的未決賠案、未到期保單也應清齊，按業務劃分歸類，待機構分設后，分別歸財產險公司、壽險公司。
二、根據檔案管理工作關于“要維護檔案的完整，在數量上保證檔案齊全，不能殘缺短少，在質量上維護檔案的有機聯系和歷史真跡，不能割裂分散”的原則，在機構正式分設前形成并收集入庫的檔案（包括各種門類的檔案實體、檢索工具以及現有檔案設備）均作為一個整體不得分開，在機構分設后由財產險公司負責管理。同時，為了充分發揮檔案參考、憑證作用，財產險公司應積極與壽險公司共同做好檔案利用工作。
三、在機構體制改革期間，要暫停各類檔案的銷毀工作，各級公司組織人員清理各類檔案時，對已滿保管期限的檔案應造冊封存。待新機構運作后再由財產險公司會同壽險公司負責組織有關人員進行鑒定、銷毀工作。
四、在機構分設期間各級公司要嚴格執行檔案的保密借閱制度。當前，原則上要求各類檔案只準在檔案室閱覽，不準調閱出庫。機構分設期間一律禁止將檔案借調給外單位使用。同時，對以往的檔案借閱情況進行一次檢查，對尚未歸還的要督促做好清退工作。
五、在分設工作基本結束，各級產、壽險公司正式對外掛牌營業后，原人保公司檔案全宗即告終止。各級產、壽險公司應分別組建新的綜合檔案室，并建立新的全宗。各級綜合檔案室檔案員工作有變動的，離崗前要嚴格辦理好交接手續。
特此通知
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